Reserva corporativa: torne esta atividade mais simples e rápida

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As viagens executivas fazem parte da estratégia de vendas de muitas companhias diante da importância de se garantir a presença física de certos colaboradores-chave em reuniões, celebradas em outras cidades, a fim de aumentar as chances de fechamento de novos acordos. Nesse sentido, a gestão de reserva corporativa gira em torno dessa temática e está diretamente atrelada a esses resultados.

Isso porque, por exemplo, a baixa qualidade da acomodação escolhida aos viajantes ou a compra de passagens aéreas em cima da hora pode colocar toda a estratégia em risco, diminuindo-se os lucros das companhias. Por isso, as reservas precisam ser tratadas com absoluto rigor em todos os seus detalhes.

Se você quiser saber mais sobre como realizar uma gestão de reservas mais eficiente, ágil e simples, então continue a leitura deste post!

Defina quais são as necessidades dos colaboradores e objetivos das empresas

Em muitos casos, é necessário remodelar a forma como é realizada a gestão de reservas corporativas. Aqui, dois pontos centrais devem ser investigados:

  • as demandas mais comuns dos colaboradores viajantes;
  • os propósitos dos diretores e gerentes-executivos com essas viagens.

Tais informações auxiliam na posterior elaboração de uma política de viagem mais fluida, coerente e alinhada às metas gerenciais estratégicas e às expectativas dos funcionários.

Assim, pergunte-se: quais as funções comumente desempenhadas pelos colaboradores durante as viagens corporativas? Qual o tempo médio de duração? Como minimizar os impactos dessas rotinas na vida dos funcionários?

Questionamentos assim podem facilitar a identificação do mínimo necessário com hospedagem, transporte e alimentação pelos colaboradores para a obtenção de resultados mais promissores.

Além disso, já do outro lado da balança, as metas e objetivos aguardados por diretores e gestores por meio dessas viagens também devem ser levados em conta. Por esse motivo, é importante que tais aspectos estejam claros antes de se elaborar a política de viagem das empresas.

Crie uma política de viagem 

Compreendidas as principais exigências dos colaboradores e consideradas as metas e objetivos empresariais, é chegado, então, o momento de formalizar quais serão as regras e diretrizes válidas aos colaboradores.

Assim, por exemplo, a disponibilização de relatórios dedicados para o requerimento de reembolsos, a fixação de prazos internos de resposta do financeiro e a adoção de políticas de adiantamento de ajuda de custo são pontos comuns que podem ser minuciosamente abordados. 

No entanto, não basta que a política de viagem seja elaborada com objetividade, coerência e que corresponda à realidade das empresas. Afinal, é, igualmente, necessária a sua divulgação nos principais canais de acesso dos funcionários, como e-mail, cartas ou grupos de WhatsApp, conforme o caso.

Essa publicação dedicada agiliza e simplifica as tarefas de reserva posteriormente realizadas, visto que as equipes, bem como os colaboradores viajantes, deterão uma consciência maior sobre as permissões, as restrições e os procedimentos internos de reembolso.

Vale ressaltar que fatores internos ou externos às companhias, como a redução do quadro de colaboradores ou o aumento inflacionário, podem impactam a coerência dessas normas com o tempo. Nesse sentido, manter atualizada as políticas de viagem é primordial.

Aplique o centro de custos em viagens corporativas

A implantação dos centros de custo nas empresas é uma modalidade de gerenciamento direcionada ao setor de finanças. Essa metodologia implica a segmentação dos setores em, pelo menos, três unidades distintas (Administração, Marketing e Consultoria) para facilitar o controle de gastos.

A depender do número de viagens feitas mensalmente em nome das empresas, a criação de centros de custos (registros financeiros) para cada um dos viajantes pode ser uma maneira prática e segura de identificar os tipos de custos e seus valores despendidos com maior frequência nas viagens. 

A fixação de campos específicos de preenchimento das despesas, como hospedagem, transporte, horas extras e alimentação, também otimiza essa gestão de reservas. Dessa forma, o objetivo é estabelecer mecanismos mais fáceis de controle das informações a serem utilizadas nas futuras reservas.

Além disso, a retenção sistemática desses dados poupa bastante tempo dos responsáveis pelas reservas corporativas, à medida que o planejamento dos gastos estará em sintonia aos limites mínimos e máximos atualizados pelo financeiro. Isso elimina problemas de comunicação entre os setores, bem como minimiza as chances de retrabalhos e prejuízos. 

Adote um sistema de gestão

Sem dúvidas, os centros de custo podem agilizar os procedimentos internos de reserva corporativa. Em conjunto a essa medida, uma prática ainda bastante comum é o uso de planilhas do Excel pelos gestores e demais colaboradores para registro de dados, como endereços dos hotéis e horários de decolagem. 

No entanto, tal recurso não é dotado de funcionalidades de integração modular, ou seja, o gerenciamento dessas informações permanece sendo uma atividade essencialmente manual e arriscada para os negócios. Afinal, o dígito equivocado de um horário de passagem pode provocar, por exemplo, o cancelamento de reuniões promissoras.

Por esse motivo, a adoção de um sistema de gestão de reservas corporativas é o modo mais efetivo de eliminar ocorrências do gênero. Isso porque esses dados passam a estar centralizadas em um único ambiente virtual de fácil acesso, atualização e gestão. 

Para isso, há uma diversidade considerável de softwares no mercado capazes de simplificar e agilizar a forma como essas tarefas são realizadas. Alguns, até mesmo, auxiliam os usuários a padronizar procedimentos de reserva de hotéis e a emitir relatórios completos sobre os resultados obtidos por cada colaborador nas viagens a negócio. 

Efetue o cadastro em hotéis de qualidade

Os cadastros em hotéis de excelência localizados nos principais pontos de destino dos colaboradores também facilitam todo o trabalho com as reservas corporativas. Assim, o tempo despendido nas buscas pelos melhores preços e vantagens consegue ser otimizado, visto que as empresas parceiras garantem o recebimento frequente de ofertas de desconto.

Dessa forma, à medida que novos cupons promocionais são divulgados pelas companhias hoteleiras via e-mail às empresas inclusas na lista de cadastro, os gestores conseguem reduzir os gastos com hospedagem ao longo de todo o ano.

Contudo, além do preço, esses cadastros também garantem que as equipes internas contratem somente hotéis de qualidade, como a Royal Hotéis, que oferece as melhores acomodações e boa relação custo-benefício em Belo Horizonte e São Paulo!

Portanto, a elaboração de políticas de viagem, a aplicação de centros de custos e o cadastro das empresas em hotéis de excelência são medidas que podem tornar as atividades de reserva corporativa mais simples e ágeis nas empresas. 

Agora, se você quiser saber mais sobre reserva corporativa, se manter atualizado quanto à gestão de viagens executivas, bem como conferir as melhores dicas de hospedagem em Belo Horizonte e São Paulo, então assine nossa newsletter!

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