Relatório de viagem a trabalho: aprenda como elaborar!

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Exigido por muitas empresas em suas políticas de reembolso, o relatório de viagem a trabalho é um documento de prestação de contas do funcionário. É por meio dele que o colaborador apresenta o resumo financeiro e também demonstra o seu desempenho durante o período em que ficou fora.

Ele deve conter informações precisas e diretas e tem o objetivo de comprovar a realização de metas e a legitimidade dos gastos realizados. É uma maneira de formalizar os detalhes e é útil tanto para o funcionário, que justifica a sua atividade laboral durante uma viagem, quanto para a empresa, como ferramenta de gestão, facilitando a auditoria dos centros de custos.

Se você trabalha em uma empresa que exige a apresentação de relatório, ou é líder e pretende introduzir a exigência, podem surgir dúvidas sobre o conteúdo e a forma. Para ajudar você a entender melhor o que é e quais informações e documentos não podem ficar de fora, preparamos este texto com várias dicas. Confira!

Formato e política empresarial

Para que a empresa tenha um processo transparente e funcional, é preciso que exista um padrão e normas preestabelecidas a serem observadas na confecção dos relatórios. A forma mais comum é por meio de planilhas. Normalmente, as empresas também exigem a apresentação de documentos fiscais como comprovante das despesas realizadas. 

Antes de fazer uma viagem, é preciso se informar sobre quais são os requisitos, desde os documentos até a forma estabelecida, para o preenchimento do relatório. Depois de retornar, fica muito mais difícil conseguir os documentos e preencher adequadamente os campos da planilha. 

Logo, é importante não deixar espaço para enganos e observar com rigor e atenção todas as diretrizes dadas pela empresa. Dependendo do objetivo e da duração da viagem, é possível que sejam necessários documentos diferentes para comprovar a sua produtividade. Então, em cada ocasião, é uma boa ideia verificar esta possibilidade. 

Sabendo exatamente quais dados e documentos não podem ficar de fora e a forma correta para apresentação do relatório, você evita o retrabalho e o risco de não ter alguma despesa ressarcida. Você ainda garante que conseguirá comprovar sua produtividade e a efetividade da sua viagem. 

O que informar

Embora cada empresa tenha uma política específica, algumas exigências são comuns na grande maioria das empresas. Ficando atento a estes pontos, você com certeza ficará resguardado e terá melhores condições para elaborar e comprovar o relatório. Não deixe nunca de lado essas informações:

Dados sobre a viagem

Em primeiro lugar, é preciso informar os dados sobre o itinerário, duração e a data de início e término. É importante manter também o registro de outros detalhes, por exemplo, qual o transporte utilizado para a ida ao aeroporto e o tempo de deslocamento.

Não deixe de identificar o endereço e o nome do hotel em que a hospedagem foi realizada. Estes dados são importantes para referenciar as distâncias e deixar claros os deslocamentos e o tempo de trabalho gasto no período. Eles são as informações principais e que jamais devem ser esquecidas no momento de confeccionar um relatório de viagem a trabalho. 

Roteiro e atividades feitas

A seguir, você deve demonstrar, por meio de um roteiro com ordem cronológica, quais foram os períodos de trabalho e em quais atividades esteve envolvido durante a sua jornada, separando os períodos por dias e especificando intervalos e a duração de cada uma das diferentes ocupações. 

Estas informações são para distinguir os períodos em que estava sendo exercida atividade laboral. Assim, é possível contabilizar com precisão os períodos de descanso e separar os momentos dedicados exclusivamente ao trabalho. Isto proporciona maior transparência e comprova que as funções do viajante foram exercidas. 

Lista de despesas

Por fim, é preciso especificar com clareza e de forma comprovada quais foram as despesas realizadas. Essa lista deve estar relacionada às atividades que aconteceram durante o dia. Todas as refeições, gasto com transporte e outras despesas que possam acontecer, devem ser registradas.

Dessa forma, o viajante garantirá que, no caso de contestação ou dúvida, estará resguardado. Havendo uma correlação lógica entre os eventos previstos e as despesas realizadas e mantendo, claro, apenas itens que sejam cobertos pela política de reembolso da empresa, o relatório dará a certeza de que todas as despesas foram justificadas. 

Documentos que devem ser guardados 

Além das informações fornecidas pela pessoa em viagem, também devem ser anexados ao relatório documentos que comprovem os dados que constam na planilha. Algumas empresas exigem a apresentação desses documentos para efetuar o reembolso das despesas, logo, fique atento para não correr o risco de esquecer ou perder algum item e ficar no prejuízo.

Notas fiscais e recibos

Muitas empresas exigem que, para a realização do ressarcimento das despesas, as notas fiscais sejam preenchidas em nome e com os dados da pessoa jurídica. É especialmente importante estar atento ao preenchimento correto das notas ficais e dos recibos de gastos, para ter certeza de que as informações estejam de acordo com a política da empresa. 

Documentos referentes ao desempenho das funções

Junto aos documentos referentes às despesas e ao itinerário da viagem, é importante que sejam apresentados aqueles que comprovam a execução das tarefas determinadas para o viajante. Certificados, declarações e contratos que tenham sido realizados durante o período servirão para fundamentar e comprovar a execução das tarefas. 

Fornecendo corretamente todas estas informações e seguindo as instruções relativas à forma do relatório, você passa uma boa impressão, de compromisso e organização, assim como de competência, resguarda seus direitos e ainda garante que terá todas as despesas devidamente reembolsadas. 

O preenchimento correto do relatório de viagem a trabalho evita diversos transtornos para o empregador e para o empregado e traz segurança para todos. Ele comprova a execução de todas as tarefas, fornece base para o registro de todo o tempo de trabalho e os resultados alcançados. Assim, você pode formalizar e registrar em um documento tudo o que foi realizado. 

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