Qual o melhor meio de pagamento de viagem corporativa? Confira!

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Definir o melhor meio de pagamento de viagem corporativa é uma tarefa que exige de seus gestores a análise de uma série de prós e contras relativos a cada uma das opções de quitação disponíveis, como os faturamentos e os cartões de crédito virtuais.

Por isso, antes de iniciar as buscas, é essencial que os responsáveis estejam por dentro dos reais gastos médios aceitos pelas empresas para esse tipo de operação a fim de que serviços de hospedagem em hotel boutique, transporte e alimentação sejam contratados sem futuros problemas.

Se você quer saber quais medidas as empresas podem adotar para viabilizar a previsibilidade desses gastos, bem como quais são as modalidades mais vantajosas de pagamento para viagens corporativas, então, continue conosco neste post!

Como prever seus gastos nas viagens corporativas?

Embora o valor mínimo necessário varie de acordo com a cidade de destino, o período do ano em que a viagem é realizada e o tempo de estadia, algumas medidas simples de gestão podem auxiliar na fixação de um gasto médio dos colaboradores e, até mesmo, na previsibilidade das viagens subsequentes. Confira como!

Elabore relatórios

Manter uma relação de todos os gastos médios, como tíquete de passagem aérea, hospedagem e locação de veículos, prepara financeiramente, não somente as empresas, como também os colaboradores viajantes, nos casos de posterior reembolso.

Dessa forma, a relação de valores aproximados que, muito provavelmente, serão despendidos durante toda a viagem confere maior familiaridade sobre quais tipos de gasto podem ser arcados pelas empresas e quais ficam sob conta dos colaboradores. Para isso, esse planejamento pode começar com simples pesquisas feitas pela internet.

Realize pagamentos com antecedência

Desde que viável às empresas, a modalidade de pagamento à vista é sempre a opção mais em conta. Isso porque, por exemplo, os serviços de hospedagem e de alimentação disponibilizados pelos hotéis, quando quitados com antecedência, muitas vezes, sofrem descontos bastante atraentes.

Procure códigos promocionais

Os códigos promocionais já se tornaram uma prática comum entre prestadores de serviços nos segmentos de hotelaria e de transporte. Por isso, a depender dos termos e prazos de validade, esses descontos podem chegar a até 90% sobre o valor original.

Para isso, é importante estar atento aos principais canais de divulgação promocional, como redes sociais e blogs corporativos. A assinatura de newsletter nos sites das prestadoras também é uma excelente forma de receber ofertas via e-mail.

Estabeleça políticas de viagem corporativa

A elaboração de regras claras sobre, por exemplo, procedimentos de reembolso, tipos de gastos de responsabilidade financeira das companhias e políticas de adiantamento de diárias, concede mais segurança a colaboradores e gestores na hora de resolver pendências relativas a esses gastos.

Por isso, além de criá-las, sempre que possível, reforce o teor das normas internas mais problemáticas aos funcionários alguns dias antes das viagens. Ainda que possa parecer bastante simples, essa medida viabiliza o alinhamento entre as restrições impostas pelas empresas com os serviços que podem, de fato, ser utilizados pelos viajantes.

Quais são as modalidades de pagamento mais comuns?

Grosso modo, são muitas as opções de pagamento disponíveis: dinheiro, cartão, cheque, etc. No entanto, diante do custo-benefício embutido, existem algumas modalidades mais indicadas para viagens corporativas. Conheça cada um delas, na sequência!

Faturamento

Essa espécie é considerada uma das formas mais tradicionais de pagamento no cenário corporativo brasileiro, sendo que as peculiaridades já começam logo na contratação.

Em vez de as empresas entrarem em contato direto com hotéis, companhias aéreas e locadoras de veículos, agências de viagem (intermediadoras) são contratadas para realizar todo o gerenciamento e, por óbvio, o pagamento desses serviços a serem utilizados pelos colaboradores.

Dessa forma, as companhias contratantes apenas ficam responsabilizadas pela quitação do faturamento, emitido pelas agências contratadas, dentro do prazo geralmente concedido de 10 dias.

Contudo, a inclusão de taxas administrativas nessas faturas e a ausência de flexibilidade de grande parte das intermediadoras no que diz respeito às possibilidades de extensão do prazo de pagamento são as maiores desvantagens dessa contratação.

Cartão de crédito corporativo

Com aplicações semelhantes à conta-corrente para pessoas físicas, a versão corporativa é especialmente indicada para empresas de médio e grande porte. Isso porque a utilização desse sistema de crédito e pagamento tende a ser mais recorrente e em maior volume.

Nesse sentido, quanto maior o fluxo de crédito, mais vantajosas tornam-se as políticas de recompensa que podem ser vinculadas à CC corporativa, como os programas de milhas aéreas.

A opção também é recomendada para funcionários que constantemente realizem pedidos de reembolso nas empresas. Afinal, os cartões corporativos fornecem todo o crédito necessário nas viagens, desestimula o reembolso e viabiliza o controle detalhado dos gastos.

Cartão de crédito virtual

O número de pessoas que se beneficiam dos serviços digitais de pagamento durante as viagens corporativas tem crescido bastante nos últimos isso. Essa tendência justifica-se pelo alto nível performático dos recursos e sistemas tecnológicos disponíveis no mercado atual, bem como pela praticidade de seu acesso em qualquer lugar, a qualquer hora.

Assim, o cartão de crédito virtual já chama a atenção de muitas empresas por essas e também pela segurança no uso. Para isso, as companhias precisam, primeiramente, abrir uma conta-corrente no banco de preferência.

A partir disso, os gestores responsáveis pelas contas corporativas conseguem gerar os cartões de crédito virtuais pelo próprio celular. Assim, quando necessário, os colaboradores podem utilizá-los por aplicativos mobile em que o número do cartão gerado virtualmente e seu respectivo código de segurança estão armazenados.

No entanto, algumas ressalvas devem ser explicitadas: o pagamento pelo cartão virtual é sempre limitado a um determinado número de transações e são feitas exclusivamente pela Internet. Por esse motivo, não é possível o uso desse cartão em lojas físicas ou em maquininhas.

De qualquer forma, a maior vantagem desse serviço é a possibilidade de que empresas possam fixar limites na linha de crédito para cada cartão gerado.

Faturamento, cartão de crédito, dinheiro ou cheque? Qual opção escolher?

Alternativas de pagamento não faltam. Desse modo, a escolha de uma ou mais modalidades deve sempre ir de acordo com as sutilezas de cada situação. Isso para que as viagens corporativas não se transformem em prejuízos às empresas.

Por esse motivo, em linhas gerais, somente os gestores são capazes de definir as melhores modalidades de pagamento — entre as explicadas ao longo deste artigo — que, efetivamente, influam gastos menores e, ao mesmo tempo, viabilizem o conforto e o bem-estar aos colaboradores enquanto estiverem viajando.

Portanto, antes mesmo de feita a escolha do meio mais adequado de quitação das viagens corporativas, a aplicação de práticas gerenciais, como a elaboração de relatórios, fidelização a serviços de hotelaria e busca por cupons promocionais, é o primeiro passo para um controle maior das finanças.

A partir disso, feita uma avaliação sobre todas as circunstâncias de cada viagem corporativa, é possível definir quais modalidades de pagamento são mais interessantes às empresas, como o financiamento e o cartão de crédito virtual.

Agora que você já sabe como decidir pelo meio de pagamento de viagem corporativa mais benéfico, que tal conhecer nossos serviços de hotelaria? Além de conforto e excelência no atendimento, aceitamos diversas formas de quitação. Entre em contato conosco!

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