Pontos importantes para analisar ao definir o hotel para seu evento corporativo

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Existem diversas formas de promover e fortalecer uma marca, estreitando seu relacionamento com os stakeholders ou clientes. As ações empresariais, como convenções e seminários, estão entre as alternativas mais eficientes. Mas você sabe o que é necessário ter em um hotel para eventos corporativos?

Com esse tipo de ação, é possível aumentar o engajamento da equipe, fortalecer a comunicação com os colaboradores, oferecer capacitações e estreitar o relacionamento com fornecedores ou parceiros, além de vender e divulgar produtos ou serviços. Para tanto, as empresas costumam investir nos seguintes modelos de eventos:

  • palestras, treinamentos, seminários e workshops;
  • conferências e reuniões;
  • fóruns, convenções e mesas-redondas;
  • feiras, confraternizações e encontros;
  • lançamentos de produtos e serviços.

Agora que você já sabe a importância das ações empresariais, que tal descobrir o que é fundamental analisar em um hotel para eventos corporativos? Explicamos mais nos próximos tópicos!

Custo x benefícios

Há um fator que sempre influenciará na escolha do local do evento: o preço. Porém, não se pode levar em conta apenas o valor investido em sua ação, pois também é importante oferecer comodidade, conforto e um lugar agradável aos participantes. Tudo isso impactará na experiência e contribuirá para que o evento seja um sucesso (ou não).

Portanto, jamais coloque o critério “valor” acima dos demais. É aconselhável ponderar as características do espaço — capacidade de pessoas, metragem do local, infraestrutura básica, equipamentos multimídia, serviços de apoio, entre outros —, os benefícios que ele oferece e o custo de locação.

Ao colocar tudo isso na balança, você terá a certeza de recorrer a um espaço que atenda às suas necessidades e expectativas, mas sem que configure um custo excessivo dentro do orçamento. Além de tudo, não haverá o risco de contratar um serviço que não condiz com o seu valor.

Localização

Trata-se de um quesito fundamental, que precisa ser analisado com muito cuidado. Isso porque um hotel distante ou de difícil acesso tende a afastar os participantes, reduzindo o público do evento. Sem contar que a falta de transporte público, comércio nas redondezas e outros aspectos pode prejudicar sua ação.

Dessa forma, é interessante conhecer o público que pretende atingir. Se for produzir um evento para os colaboradores da empresa ou pessoas que residem na mesma cidade, recomenda-se um hotel bem localizado (de preferência em regiões centrais), pois facilita o acesso em carros próprios ou transporte público.

Porém, se o evento for em outra cidade, o local deve ser próximo a aeroportos e rodoviárias ou facilmente acessível para quem chega ao destino. Lembre-se de que muitas pessoas podem não conhecer a localidade e, por isso, ter dificuldades de acesso.

Verifique também a segurança da região, pois alguns eventos duram mais de um dia ou terminam tarde. Outro aspecto importante é a proximidade de estabelecimentos comerciais — padarias, lanchonetes, restaurantes, farmácias e mercados, por exemplo. Tudo isso gera comodidade para os participantes.

Infraestrutura

Normalmente, os hotéis já costumam oferecer salas e espaços próprios para a realização dos mais diversos tipos de eventos. Ainda assim, é essencial conhecer de perto esses ambientes para ter a certeza de que conseguem atender às necessidades da empresa e do público a ser recebido.

Para começar, é imprescindível compreender como é o atendimento do próprio hotel — por um lado, eles devem dar todo o suporte à organização do evento; por outro, precisam receber bem e orientar corretamente as pessoas que chegam para a atividade. Isso também implica em verificar as questões de acessibilidade, como rampas e elevadores.

Depois, é preciso verificar a infraestrutura como um todo, incluindo:

  • sala ou auditório com tamanho adequado para o evento;
  • espaço confortável para a quantidade de pessoas esperada;
  • banheiros suficientes para o número de participantes;
  • equipamentos multimídias e outros materiais para atender às suas necessidades;
  • cozinha para apoiar o serviço de buffet.

Serviços

Um evento pode ter todo o tipo de necessidade. Por isso, antes de escolher um local para sediá-lo, procure avaliar se os serviços oferecidos conseguem suprir suas demandas. Há a possibilidade de contar com hotéis que forneçam coffee break, almoço, lanche e jantar ou, então, que disponibilizem uma cozinha para as refeições.

Também existem locais com garçons e garçonetes para dar suporte — além, é claro, de uma rede Wi-Fi suficiente para atender às necessidades da organização do evento e de seus participantes. A conexão com a internet é um item imprescindível para grandes ações corporativas nos dias de hoje.

Ao se certificar de que conta com a estrutura de serviços necessária, você evita encontrar dificuldades durante a produção do evento, assim como assegura uma maior comodidade aos participantes. Além disso, trata-se de uma forma de economizar, já que ter esses quesitos embutidos na locação do espaço pode sair mais barato do que contratá-los à parte.

Hospedagem

Não vamos nos esquecer de que estamos falando de um hotel apto a receber eventos. Quando discutimos esse assunto, é comum que as pessoas deixem de abordar a própria hospedagem. Isso acontece porque o foco da análise está na ação corporativa em si (e não especificamente no recebimento e abrigo do turista de negócios).

Muitos eventos costumam ocorrer em outras cidades, o que obriga o profissional a viajar e abre a necessidade de buscar um local para a hospedagem. Ter a possibilidade de alugar um quarto no local da ação é sempre interessante, devido à comodidade que isso gera.

Se a empresa firmar parceria com o hotel, pode conseguir preços e condições especiais para os participantes do evento. Assim, quem está organizando gera facilidade para o público e a rede hoteleira passa a ter mais um argumento para atrair turistas em determinado período.

Neste artigo, mostramos que existem diversos aspectos a serem avaliados em um hotel para eventos corporativos. Uma boa seleção é essencial para que sua ação seja um sucesso com o público-alvo, assim como permite encontrar melhores condições e preços para o trabalho. Aproveite nossas dicas e crie experiências únicas!

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