Planejamento de viagens corporativas: evite 7 erros

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À primeira vista, fazer o planejamento de viagens corporativas pode parecer simples, mas não é bem assim. Muitas vezes, a necessidade de viajar surge em cima da hora, por exemplo, aumentando os custos de todos os serviços.

Além disso, é preciso considerar a disponibilidade dos colaboradores que farão parte da viagem e muitos outros detalhes — que podem fazer a diferença no orçamento da empresa e, até mesmo, no desempenho da equipe. Afinal, um profissional que tem problemas durante a viagem (e não consegue descansar direito) pode não ter o rendimento esperado.

Quer saber, então, como ter um bom planejamento de viagens corporativas — e fazê-lo funcionar de verdade? Comece evitando os erros mais comuns, que citaremos agora!

1. Deixar para comprar as passagens em cima da hora

Se você já fez compras de passagens aéreas, sabe que os valores aumentam consideravelmente a medida que o dia da viagem se aproxima. Por isso, tente manter um plano com os gestores da empresa sobre as viagens que serão realizadas nos próximos meses.

É claro que sempre haverão compromissos de última hora, mas se a organização tem clientes fora do estado (ou do país) e é preciso visitá-los mensalmente, por exemplo, é possível fazer a compra das passagens com uma boa antecedência, garantindo os melhores preços.

Além disso, a compra inesperada pode trazer mais um transtorno: nem sempre há passagens para o horário necessário. Se o colaborador tem uma reunião logo pela manhã, pode não haver mais voos disponíveis para que ele chegue a tempo. Com isso, todo o negócio é prejudicado — e corre riscos.

2. Não fazer a reserva do hotel

As dicas de compra de passagem valem também para a hospedagem. Comprando em cima da hora, é possível que você não encontre disponibilidade naquele hotel, no qual já tem o costume de reservar para os seus colaboradores.

Além de perder a oportunidade (e todos os confortos) de manter a parceria com o estabelecimento, é possível que o novo hotel seja muito distante do local onde o colaborador tenha que ir ou, ainda, não ofereça serviço de café da manhã. Com isso, os gastos com deslocamento e refeição aumentam — pode parecer pouco, mas somando várias viagens ao fim de um período, você verá que a economia é grande.

3. Não ter um orçamento definido

Quando um orçamento não é bem definido, não é possível avaliar se os custos foram altos, não é verdade?

Se, na sua empresa, as viagens são frequentes, a equipe responsável por esse setor já tem, certamente, uma boa noção de custos (especialmente se são sempre para o mesmo local).

Se você ainda não tem esses números para definir um orçamento, tome como base as últimas viagens e faça um levantamento de gastos, com:

  • passagens áreas ou de ônibus;
  • transporte (táxi, aluguel de carro);
  • alimentação (café da manhã, almoço e jantar);
  • despesas no hotel (telefonemas, lavagem de roupa, bar);
  • custos com o cliente/fornecedor (passeios, presentes).

É claro que essas são apenas algumas referências. Cada empresa tem sua rotina e suas necessidades, avaliando as viagens da sua equipe será fácil definir um valor máximo para gastos — seja por viagem ou por colaborador.

4. Deixar o colaborador viajar sem um cartão corporativo

Imprevistos existem, especialmente em uma viagem. Ainda que os seus colaboradores viajem com o orçamento definido, é possível que algo dê errado — e, se ele não tiver um cartão corporativo, certamente terá que tirar do próprio bolso. O problema é que nem sempre o funcionário vai ter esse dinheiro sobrando!

Além disso, viajar com uma certa quantia de dinheiro em espécie é muito perigoso nos dias de hoje.

Nessas duas situações, o uso de um cartão pode evitar um desastre nos negócios. Boas opções são os cartões de crédito (caso o seu colaborador seja de confiança) ou cartões que você pode carregar, de onde estiver, e o crédito chega imediatamente para ele, seguro para ambos.

5. Ter uma política de viagens confusa

Pode consumir bebidas alcoólicas nas refeições com os clientes? A empresa paga por essas bebidas ou gastos extras no hotel (como frigobar e jogos)? Os quartos são individuais ou coletivos? Há um limite para gastos com o táxi?

Existem várias questões que podem parecer sem importância para quem organiza a viagem, mas que faz diferença nos dias do viajante. Para garantir mais comodidade de deixar todas as dúvidas esclarecidas antes da partida, mantenha uma política de viagens corporativas. Dessa forma, os colaboradores já saberão as regras, evitando dores de cabeça e frustrações para eles e para a equipe responsável por esse trabalho.

6. Não definir o uso das milhas

Acredite, as milhas acumuladas nas viagens corporativas podem ser motivo de grandes discussões. Isso porque, quando o colaborador viaja, a passagem é emitida em seu nome — logo, as milhas da companhia aérea são emitidas também em seu nome.

Mas há empresas que exigem que tais milhas sejam da organização, não permitindo que o colaborador as utilize em viagens pessoais, troque ou venda.

Por isso, vale a pena incluir esse assunto na sua política de viagens que acabamos de citar, definindo com os gestores responsáveis qual será o destino das milhas acumuladas. 

7. Não estar aberto ao diálogo

Como já dissemos, imprevistos acontecem, e, no caso de viagens corporativas, vale a pena lembrar que você está lidando com seres humanos, que estão longe de suas casas e podem estar lidando com situações de estresse.

Por mais que a empresa tenha uma política, é fundamental saber ouvir e avaliar cada nova necessidade que se apresenta. Lembre-se de que o colaborador viajou com um objetivo específico — e se esse objetivo não for alcançado, todos os esforços e custos serão desperdiçados. Em qualquer situação dentro de uma empresa, o diálogo deve ser valorizado e incentivado. Quem ganha com isso, sempre, é a organização.

Viu como fazer um planejamento de viagens corporativas não é difícil? Se a sua empresa vai começar esse plano do zero, reúna-se com os gestores e defina esses primeiros passos que citamos aqui. Em seguida, analise as particularidades das viagens que já acontecem na sua companhia. Dessa forma, tudo vai acontecer sem frustrações e dentro do esperado.

Quer manter ainda mais a organização das viagens na sua empresa? Existem alguns infográficos que ajudam no deslocamento do aeroporto até determinados locais. Confira este, que indica como ir do aeroporto de Confins à BH!

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