Planejamento de compras: como não exceder o orçamento em viagens corporativas?

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Viajar a trabalho exige uma boa preparação — às vezes, até um pouco mais de organização do que em viagens a lazer com a família. Uma das perguntas constantes das empresas diz respeito a como fazer um planejamento de compras sem extrapolar o orçamento.

Se você também tem esse tipo de dúvida, continue lendo este post e veja como planejar, de forma simples, a viagem dos seus funcionários e evitar que ela gere prejuízos. Vamos lá?

Pesquise eventos importantes com antecedência

Qualquer viagem de última hora pode causar dor de cabeça. Por isso, uma dica é evitar ao máximo que essa situação aconteça. É claro que não temos total controle dos fatos e, uma hora ou outra, vai aparecer uma reunião que não estava prevista — a ideia é evitar problemas no futuro.

O primeiro passo é pesquisar: procure listar treinamentos, feiras ou outros encontros que ocorrerão em breve e que possam ser do interesse da instituição. Vale até relembrar em quais eventos a empresa participou nos últimos anos, se isso te ajudar a se organizar melhor.

Essa pesquisa prévia vai dar a você um pouco mais de visão da rotina de viagens que sua empresa realiza e o ajudará a saber quem são os funcionários que mais viajam e por quê, para onde costumam ir e, o mais importante, quais os resultados gerados por esses deslocamentos.

Procure por hotéis e passagens aéreas com o melhor custo-benefício

Da mesma forma que procuramos o melhor custo-benefício quando viajamos com nossas famílias, faça o mesmo por seus funcionários. Sabemos que comprar passagens com antecedência pode ser mais vantajoso, assim como a escolha ideal da temporada para viajar.

Essa é outra vantagem de criar o cronograma: quando você consegue prever as possíveis viagens, pode organizar as datas. Isso é muito importante na hora de procurar passagens e o melhor hotel para hospedagem.

Não deixe de considerar, além do preço, quais os serviços que o hotel oferece e a possibilidade de desconto para fechar pacotes. Uma hospedagem que já inclui a alimentação pode oferecer uma boa redução de custos, não é mesmo?

Nesse sentido, quanto mais especializado é o hotel para receber viagens corporativas, mais valerá a pena o seu investimento. Pense bem, hotéis especializados normalmente oferecem pelo menos o café da manhã. E, se você conseguir fechar um bom desconto no almoço — evitando gastos com deslocamento — é ainda melhor, não?

Não se esqueça dos serviços de translado e de outras regalias que facilitam a vida e o descanso dos funcionários. Afinal, todos precisamos de momentos de lazer — e o relaxamento ainda aumenta a produtividade.

Outra dica é o uso da tecnologia a seu favor. Não deixe de consultar aplicativos especializados em passagens aéreas e hospedagem. Mas atenção: sempre consulte as taxas de devolução e os prazos para cancelamentos de voos.

Pense na possibilidade de parcerias

Ainda falando sobre passagens e hospedagem, dependendo do cronograma da sua empresa, o procedimento ideal e mais econômico seria a formação de parcerias.

Se você trabalha em uma empresa que viaja muito para São Paulo e Belo Horizonte, por exemplo, por que não escolher um grupo que atenda às duas cidades e fechar um convênio?

Mesmo com os recursos tecnológicos atuais, essa ainda é uma das estratégias mais utilizadas nos ambientes corporativos. Dependendo da empresa contratada, você só precisa passar a data da viagem, o nome do colaborador e pronto — problema resolvido! Além disso, os planos empresariais podem reduzir o tempo gasto e o custo.

Considere os deslocamentos necessários 

E se o colaborador precisar atravessar diversos locais durante a viagem — ou alugar um carro, por exemplo —, e você se esqueceu de prever esse gasto no orçamento? Isso vai gerar despesas extras que poderiam ser evitadas.

Às vezes, dependendo do roteiro, não compensa pagar táxis para o colaborador — mesmo com a facilidade dos aplicativos, que podem garantir vários descontos. Se esse for o seu caso, antecipe-se e faça a reserva de um carro com antecedência.

Uma boa opção seria se o evento for no mesmo hotel da hospedagem, o que também é comum acontecer. Nesses casos, os gastos para deslocamento podem ser reduzidos.

Certifique-se de que o funcionário está ciente das políticas de viagens

Seja qual for as políticas de viagens estabelecidas pela sua empresa, em algum momento você vai precisar recorrer a ela. Certifique-se de que o funcionário está ciente sobre elas — afinal, você precisa saber como representar os interesses da empresa.

É a política de viagens que vai determinar as regras de conduta, ou o que se espera do colaborador durante a viagem. Ela deve ser validada e amplamente conhecida por todos, pois você não pode cobrar por um comportamento que não é tido como padrão.

Quando o funcionário desconhece essas diretrizes, alguns transtornos podem ocorrer — e queremos evitá-los, não é verdade? Um deles, por exemplo, é confundir viagem de negócios com lazer e gerar custos desnecessários.

Se a sua empresa não tem esse documento, talvez seja um bom momento para sugeri-lo. Demandar um tempo para essa confecção é de extrema importância e pode prevenir desavenças futuras. Nele, devem ser abordados todos os aspectos que dizem respeito a uma viagem a trabalho.

Exija um relatório da viagem

Para finalizar, temos mais uma dica que pode ser utilizada tanto para evitar problemas como para melhorar o planejamento de viagens futuras: exigir do funcionário um relatório da viagem.

Esse relatório funciona como uma prestação de contas. Nele, deve ser detalhado todos os gastos que foram necessários durante o período de viagem, como notas de refeição, táxis, gorjetas e alugueis de carro. Nele, o funcionário precisará ser o mais honesto possível.

As regras para confecção desse relatório também precisam estar previstas na política de viagens de forma clara e objetiva, para não haver dúvidas quanto a apresentação do mesmo.  

Como você pode perceber, se houver uma organização e um planejamento de compras, a chance de imprevistos que pesem na planilha de compras e no orçamento são mínimas. Mesmo assim, procure fazer uma reserva de emergência para o colaborador, principalmente se a empresa trabalhar com diárias para viagens. 

Gostou do post? Então, entre em contato conosco, conheça nossos hotéis e descubra nossas soluções para ajudar você a preparar suas próximas viagens!

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