Orçamento em viagens corporativas: como defini-lo?

Entre os investimentos que uma empresa precisa fazer para se desenvolver estão as viagens de negócios, participação em feiras, execução de projetos de campo, reuniões com clientes estratégicos em outras localidades, entre outras situações. Dessa forma, é bastante importante saber elaborar um bom orçamento em viagens corporativas.

Afinal, um planejamento errado pode elevar os custos com essas viagens. Isso tem um grande impacto no orçamento da companhia e pode prejudicar outros investimentos — muitos deles estratégicos para o desenvolvimento —, além de colocar em risco os resultados do negócio.

Por outro lado, a eficiência na elaboração desse orçamento leva a uma economia de recursos ao mesmo tempo em que permite avançar em outros setores importantes da organização. Quer aprender como elaborar um bom orçamento em viagens corporativas? Não deixe de ler o passo a passo que preparamos para você!

Liste os custos básicos

Uma coisa é certa: toda viagem conta com certas despesas comuns, ou seja, independente para onde for ou mandar um colaborador, aqueles gastos existirão. A diferença básica será apenas o valor deles. Aproveite-se disso para elaborar um checklist e buscar alternativas que possam baratear a sua planilha.

Quer um exemplo? Então, veja essa lista básica de despesas comuns na maioria das viagens:

  • passagens (aéreas, terrestres e até mesmo marítimas);
  • hospedagem (hotéis, pousadas, flats e outros serviços);
  • transporte (traslado do aeroporto ou rodoviária para local de hospedagem e vice-versa, assim como para os locais de eventos ou reuniões);
  • deslocamento (aluguel de carros ou serviços para tal);
  • alimentação (café da manhã, almoço, jantar e lanches);
  • telefonia;
  • seguro de viagem.

Com esse checklist em mãos fica mais fácil procurar no mercado alternativas para baratear os seus custos. Ao comprar passagens com antecedência, são maiores as chances de conseguir aproveitar boas promoções. Na hospedagem você consegue negociar preços melhores ou encontrar ofertas em alguns momentos.

O mesmo acontece com os outros itens, afinal, você se antecipa e consegue negociar com diversos fornecedores condições que sejam mais vantajosas para o seu negócio, o que inclui as próprias opções de pagamento. Isso facilita bastante o seu controle.

Avalie, por exemplo, se um hotel mais próximo do local para o qual o colaborador vai não vale a pena, mesmo que a diária seja ligeiramente mais cara. Pense em quanto você vai economizar no transporte e faça as contas para ver o que vale mais a pena.

Além disso, se seus colaboradores costumam ir regulamente a determinado destino, você pode negociar valores mais baixos para a diária do hotel, numa espécie de programa de fidelidade informal.

Defina uma política de viagens

Para que todo planejamento possa funcionar de maneira eficiente e se tornar uma vantagem para o negócio, é necessário criar alguns mecanismos e processos. Por isso é importante elaborar uma política clara de viagens para a sua empresa e garantir que ela seja de conhecimento dos colaboradores.

Essas diretrizes vão nortear os seus gastos com as viagens, ou seja, qual a classificação da hospedagem, qual a classe de transporte, quais os melhores meios de deslocamento e quanto será fornecido de diária de viagem para que seus funcionários possam ter o apoio necessário no deslocamento.

Mas não se esqueça de revisar essa política regularmente. Em épocas de “vacas gordas” é possível oferecer melhores condições para essas viagens. Porém, nos momentos de crise, é preciso “apertar o cinto” e economizar o máximo possível para não haver grande impacto no orçamento.

Estime gastos extras

É preciso ter mente que nem sempre um bom planejamento cobrirá tudo o que possa acontecer em uma viagem. Imprevistos e despesas extras são perfeitamente normais e, mesmo sem saber como e onde acontecerá, é necessário estar preparado para não ser pego de surpresa e complicar a sua vida.

Para contornar essas situações, é interessante colocar um recurso extra no seu orçamento para esses imprevistos. Assim, não será preciso acrescentar mais verbas em casos de situações adversas e não se corre o risco de deixar seu colaborador na mão quando ele está longe de casa.

Inclua reembolsos

É comum que os colaboradores arquem com alguns custos do seu próprio bolso. Nesses casos, a empresa deve reembolsá-lo — desde que essa despesa seja devidamente comprovada por meio de nota. Porém, quando isso não está no planejamento, pode vir a comprometer o orçamento empresarial.

Portanto, esteja preparado para enfrentar essas situações e estipule no seu planejamento recursos para esses reembolsos. Além disso, não deixe criar diretrizes que discriminem quais são os gastos reembolsáveis, para que não tenha que lidar com exageros por parte de seus funcionários durante as viagens.

Agora que você já conhece alguns dos principais procedimentos para elaborar um orçamento em viagens corporativas, que tal descobrir algumas ferramentas que podem ajudar? Continue a leitura!

Use ferramentas apropriadas

Não basta planejar as viagens e definir com cuidado o seu orçamento para cobrir esses investimentos no seu negócio. É muito importante contar com mecanismos de controle para acompanhar, analisar e otimizar todo o seu trabalho, tornando as suas viagens corporativas mais eficientes e obtendo os resultados esperados.

Uma boa forma de fazer isso é por meio de planilhas alimentadas com os dados de cada deslocamento, os gastos envolvidos e demais informações. Com isso poderá perceber se o seu dinheiro está sendo aplicado de forma correta, quais são as falhas e como melhorar os seus processos.

Outra possibilidade é definir um cronograma de viagens mensais, semestrais ou anuais e os gastos envolvidos em cada uma delas assim. Assim você saberá quando cada funcionário se deslocará e poderá fazer uma gestão mais precisa da viagem, sem causar prejuízos ou ter surpresas no seu orçamento.

Faça desses mecanismos de controle uma rotina na sua empresa para ganhar eficiência e gerar resultados mais interessantes para o desenvolvimento do seu negócio.

Como vimos, para elaborar um bom orçamento em viagens corporativas é necessário contar com uma boa dose de planejamento. Dessa forma, você conseguirá se preparar melhor e otimizar os seus custos. Aproveite as nossas dicas e planeje os próximos destinos!

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