O que não pode ficar de fora no planejamento de viagens corporativas?

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O planejamento de viagens corporativas exige um olhar diferenciado. É preciso estabelecer alguns critérios para atender à disponibilidade orçamentária da empresa, ao perfil dos funcionários e à motivação para o deslocamento e hospedagem.

Ao longo de um período, é possível contabilizar o volume de viagens para que o planejamento anual se aproxime ao máximo da realidade, favorecendo a previsão financeira e a negociação com hotéis e agências.

Neste artigo, apresentaremos um passo a passo do planejamento de viagens corporativas para auxiliar no processo de compras, fortalecendo o engajamento e a produtividade ao disponibilizar um atendimento de excelência ao cliente interno. Boa leitura!

Por que o planejamento de viagens corporativas é importante?

Se você é o profissional responsável por compras da sua empresa, sabe que a pressão pela redução de custos é contínua e os resultados são esperados em todas as demandas que envolvam as despesas.

As viagens corporativas são necessárias pelos mais diversos motivos — expansão do negócio, acompanhamento de filiais, participação em eventos, reuniões de gestão, entre outros —, ou seja, situações em que a presença física é inevitável.

Para que você tenha um melhor controle e gestão de todas as viagens realizadas e prepare mais criteriosamente as solicitações em andamento, instituir algumas diretrizes ajudará na fluidez dos processos e na economia global.

Qual o passo a passo para um bom planejamento?

Para obter sucesso na elaboração de um planejamento anual, é fundamental seguir um passo a passo que seja abrangente e de fácil compreensão por todos os envolvidos. Confira!

Elabore as políticas de viagens corporativas

Crie uma norma interna com todas as políticas de viagens descritas de forma clara e objetiva pra que todos tenham acesso e sigam corretamente. Foque em situações relevantes e comuns à maioria dos usuários e produza um documento enxuto, mas detalhado.

Nele, você poderá discorrer sobre os principais procedimentos e as responsabilidades da empresa e do funcionário quanto ao tipo de despesa permitido, valor máximo de diárias de hotel, despesas com alimentação, obrigação da prestação de contas, se os quartos serão individuais ou duplos etc.

Defina o orçamento

Para compor a política de viagens, será necessário definir o orçamento disponível para os deslocamentos e escalonar os gastos conforme o tipo de viagem, o motivo dela e o valor correspondente ao nível hierárquico do funcionário, se a empresa assim determinar.

No orçamento, deverão constar todos os gastos referentes às viagens para fazer a composição da análise de receitas futuras, com dedução de todas as despesas correspondentes a um determinado projeto.

Faça parcerias com fornecedores

Os fornecedores — agências de viagens, hotéis, restaurantes, pousadas, locadoras de veículos — devem ser aliados e tornar-se parceiros, principalmente aqueles em localidades de visitas recorrentes.

Assim, será possível negociar melhores tarifas e estabelecer um grau humanizado de atendimento, que refletirá nos profissionais atendidos em cada unidade. Quando a parceria é bem formatada, quem ganha é o profissional enviado, pois o hotel passa a conhecer seus gostos e hábitos, oferecendo um atendimento mais personalizado.

Alguns hotéis contam com redes espalhadas por todo o país, o que permite um acordo tarifário mais atraente nas unidades com cadastro único e meio de pagamento diferenciado e facilitado pela parceria, evitando a burocracia cadastral e dificuldades na hora de realizar uma reserva corporativa.

Muitos hotéis costumam oferecer refeições a preços negociados previamente com a empresa para atender a um limite de gastos diários ou até mesmo para aquele funcionário que prefere se recolher e descansar mais cedo e se preparar para a jornada do dia seguinte.

Mantenha um cadastro atualizado de fornecedores por cidade, quantidade de estrelas, valor de diárias, formas de pagamento, contato, serviços oferecidos, diferenciais e tempo de parceria.

Não se esqueça de reservar um espaço para informações adicionais, mas relevantes: rede bancária próxima, supermercados e lanchonetes nas imediações, facilidade de acesso ao aeroporto, segurança noturna, opções de lazer e meios de deslocamento até o local de trabalho.

Pesquise as melhores opções de passagem e hospedagem

Pesquise sempre, mesmo que haja parcerias em andamento. É sempre possível negociar tarifas e benefícios, face à concorrência do mercado, abrindo diálogo com outros fornecedores fora do radar de atendimento.

Ao pesquisar, você poderá descobrir uma rede de hotéis ainda não utilizada ou uma agência de viagens com preços exclusivos, descontos atraentes e atendimento diferenciado para o público corporativo.

Preze pelo preço, mas sem abrir mão do conforto e da segurança para os funcionários. Afinal, a empresa está promovendo uma alteração na rotina a qual ele está habituado, por isso, fornecer um mínimo de qualidade fará com que ele sinta bem-estar e valorização.

As passagens aéreas sofrem alterações constantes e imprevisíveis, pois oscilam de acordo com a procura por voos de determinados horários e lotação da aeronave. Manter parceria com uma agência de vendas de passagens aéreas que disponibilize uma plataforma de consultas e compras é uma ótima estratégia.

Oriente seus colaboradores

Manter os funcionários informados sobre as normas e procedimentos é fundamental para o cumprimento e a colaboração de todos, permitindo que o processo transcorra de forma positiva e corresponda às expectativas durante o período de estadia.

O funcionário é o melhor usuário para fornecer feedbacks sobre as instalações, acomodações e atendimento de uma rede hoteleira. A orientação sobre os gastos e a importância de fazer uma boa gestão do montante disponibilizado pode produzir um efeito positivo em cada funcionário quanto à conscientização e economia.

A prestação de contas também é outro fator que merece atenção especial. Por se tratar de viagem corporativa, as despesas realizadas durante o período somente são válidas se comprovadas por documento fiscal. Oriente aos funcionários para solicitar Nota ou Cupom Fiscal para cada valor retirado do adiantamento de viagens.

Acompanhe os relatórios de viagem

As viagens corporativas precisam de um acompanhamento sistematizado para a mensuração correta dos gastos e ação corretiva em caso de desvios das normas internas. A cada período de viagens, solicite relatório detalhado para análise e conferência.

As prestações de contas dizem muito sobre o consumo e o comportamento do funcionário e o custo-benefício em cada cidade, o que favorece a análise do negócio e determina a eficiência da exploração em uma localidade.

As viagens corporativas devem ser alvo de avaliação detalhada em todos os aspectos que envolvam custos e benefícios. Dessa forma, será possível determinar um padrão para os mais variados tipos de viagens e adequar tanto os fornecedores quanto os funcionários aos requisitos da empresa.

Se você gostou deste post sobre o planejamento de viagens corporativas, entenda a importância do ROI de viagens corporativas e saiba como calculá-lo para conhecer ainda mais estratégias que auxiliem o seu processo de compras e redução de custos!

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