KPI de viagem corporativa: entenda a importância e acompanhe o desempenho

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Quando um profissional representa sua empresa fora da sede, em outro estado ou cidade, normalmente existem algumas expectativas envolvidas, como a perspectiva de fechamento de novos negócios e o cumprimento de metas. Ao mesmo tempo, há também a necessidade de adequar as despesas ao orçamento. Avaliar o KPI de viagem corporativa é uma forma de mensurar o custo-benefício dos deslocamentos.

Os KPIs (sigla para Key Performance Indicator, ou indicadores-chave de performance) são formas de analisar, de maneira quantitativa e qualitativa, se a viagem corporativa atingiu as expectativas propostas, dentro do que foi planejado. Essa análise é importante para o desempenho da empresa, especialmente no atual contexto de retração da economia. Afinal, embora o investimento seja necessário, desperdícios precisam ser contidos.

Vamos entender melhor como usar essa ferramenta em seu negócio e definir os KPIs de viagem corporativa adequados?

Entenda a diferença entre métricas e KPIs

Os KPIs dependem de metas, métricas e objetivos de cada empresa. Ou seja, não são indicadores fixos. Embora o princípio seja promover os melhores resultados com a maior economia, muitos elementos precisam ser levados em consideração.

Há casos, por exemplo, em que são necessárias viagens mais longas, o que demanda maiores despesas com hospedagem, alimentação e outras necessidades que podem surgir. Porém, os resultados apresentados tendem a ser mais expressivos, compensando o investimento.

Em outras ocasiões, uma viagem rápida (e, portanto, mais econômica) atende à necessidade pontual da empresa. Ou seja, há um equilíbrio entre o investimento e a meta a ser atingida.

Em outras palavras, a análise dos KPIs deve ser feita caso a caso. Para a definição desses indicadores, é importante que o gestor da empresa considere algumas métricas:

  • quantidade de funcionários que viajam representando a empresa;

  • média de dias que permanecem fora do escritório;

  • despesas com passagens, hospedagens, alimentação e deslocamento em outra cidade.

Embora tais dados sejam relevantes, por si só não constituem um indicador. Como explicamos, é preciso ir além e comparar as informações com os resultados, além de observar outros detalhes, como a segurança do profissional e a sua satisfação com a viagem — afinal, essa deve ser uma preocupação prioritária da empresa.

KPIs são importantes ferramentas de gestão, utilizadas por organizações de diversos segmentos, com o intuito de medir o desempenho de seus processos. Com essa estratégia, é possível otimizar os resultados, pois os gargalos são mais facilmente identificados.

Estabeleça o KPI de viagem corporativa adequado para a sua empresa

Depois de levantar todas as métricas envolvidas nas viagens corporativas, é preciso analisar os dados para conseguir formular estratégias que auxiliem no controle financeiro das viagens. Esse planejamento permite, inclusive, que você consiga negociar melhor os contratos com fornecedores de serviços desse setor, como hotéis, restaurantes e agências de viagem.

É importante, também, lembrar que a análise dos dados possibilita que a empresa implemente mudanças para melhorar a eficiência das viagens. Dessa forma, além de renegociar contratos, é possível adotar novas regras, como a flexibilidade para o próprio profissional tomar decisões mais ágeis por meio de uma plataforma de selfbooking.

Apesar de cada caso demandar uma análise específica, existem alguns KPIs que sempre devem ser considerados pelo gestor. Confira a seguir os principais indicadores.

Ticket médio aéreo

A análise do ticket médio aéreo contribui para a identificação de períodos de queda ou elevação no valor das passagens. Vários elementos interferem nessa oscilação, desde épocas de férias escolares até o câmbio. Por isso, é fundamental manter um gráfico que mostre as variações de valor ao longo do tempo.

Ticket médio de hospedagem

Da mesma forma que o ticket aéreo, a avaliação dos custos de hospedagem também é bastante importante para as empresas. Na maior parte dos casos, existem várias opções para enxugar esse tipo de despesa, desde a busca por novos locais para hospedagem até a formalização de contratos que possibilitem melhores negociações de preço.

No entanto, sempre faça uma cotação paralela, para conferir se realmente a negociação é vantajosa. Compare as tarifas regulares com a negociada, pois, muitas vezes, existem promoções que acabam não sendo contempladas nos contratos.

Satisfação do profissional

Lembre-se de que o funcionário está deixando o conforto de sua casa para representar sua empresa em outra cidade ou estado, muitas vezes, fora do país. Por isso, é essencial que ele se sinta satisfeito com as condições oferecidas.

Isso inclui não apenas o conforto das acomodações do hotel escolhido, mas também a sua localização — que precisa ser em uma região segura e, de preferência, com fácil acesso aos lugares que o profissional precisará visitar.

Vale também ter atenção quanto aos horários de passagens, já que uma viagem muito cedo ou muito tarde pode representar um desconforto extra para o funcionário em função dos horários de check-in e check-out dos hotéis.

A preocupação com o bem-estar do viajante fará com que ele se sinta mais valorizado e reconhecido, e isso indiretamente reflete em seu desempenho e na superação de metas.

Negócios realizados

É importante também considerar se os resultados da viagem foram satisfatórios. O funcionário viajou para participar de um evento, como uma feira de negócios ou congresso? Avalie quantos novos negócios foram gerados na ocasião, bem como os contatos estabelecidos. Da mesma forma, se o objetivo da viagem foi uma visita a um cliente, analise se as metas propostas foram atendidas.

Caso os índices fiquem abaixo das expectativas, é importante considerar alguns aspectos. Por exemplo, é preciso verificar se o profissional encontrou condições adequadas para a realização do objetivo proposto. Isso inclui desde recursos necessários até questões mais sutis, como desmotivação em função do cansaço. 

Nesse caso, reavalie a estratégia da empresa e sua política de viagens. Questione quais os principais pontos de melhoria para o funcionário viajante, pois ninguém melhor do que ele para identificar os gargalos que a empresa pode estar enfrentando em tais situações.

Por outro lado, se o desempenho da viagem foi satisfatório, mas o custo elevado comprometeu os resultados, considere renegociar esses custos, estabelecendo tickets médios menores.

Para atingir um KPI de viagem corporativa melhor, é importante contar com bons fornecedores. Isso vale para agências que fornecem passagens, empresas de transfer e acomodações, entre outros. Manter uma parceria com um hotel de qualidade, que ofereça preço justo, também é um diferencial competitivo para sua empresa. Isso pode fazer toda a diferença para seus indicadores.

Agora que você já entendeu a importância de analisar todos os indicadores e contar com bons fornecedores, continue a visita em nossa página e descubra como escolher um bom hotel em uma das principais regiões de negócios da capital paulista.

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