Como criar uma política de viagens corporativas na empresa?

  • Home
  • Viagens
  • Como criar uma política de viagens corporativas na empresa?

Com o avanço da tecnologia, o alcance cada vez maior da internet e a popularização de meios de transporte como o avião, o mundo, definitivamente, não tem mais fronteiras.

Essa nova realidade é válida também para as empresas, que precisam cada vez mais criar uma política de viagem corporativa. Afinal, é comum ver empresas que possuem filiais em diferentes locais do país (e, até mesmo, em outros países) e funcionários que precisam estar, a todo instante, em contato direto com fornecedores e clientes que estão a quilômetros de distância.

É preciso que esse translado funcione de forma organizada e segura (tanto para os colaboradores quanto para a corporação), pois somente assim o funcionário tem tranquilidade para realizar com máxima eficiência o que lhe foi designado; e a empresa pode colher os melhores resultados de cada viagem, além de reduzir custos.

Mas como criar uma política de viagem corporativa e se organizar? É o que vamos abordar ao longo deste artigo. Não deixe de conferir os tópicos abaixo!

Fique atento às reservas

As companhias de transporte têm regras muito claras (e um tanto quanto intransigentes) sobre compras de passagens, reservas e horários. Não adianta, por exemplo, o seu colaborador perder o voo e querer embarcar em outro avião sem nenhum custo adicional.

Para que esse tipo de situação não aconteça, envie para a pessoa que vai viajar todos os dados possíveis referentes à viagem, desde o cartão de embarque, que é recebido por e-mail após a compra, até um comprovante do hotel, com dados como endereço, quarto e horários de check-in.

Quando a viagem estiver próxima, entre em contato com o colaborador, lembrando-o de todos os detalhes e confirmando se ainda resta alguma dúvida. No dia anterior ao da viagem, passe, novamente, informações básicas, como o que levar na mala, o horário do transporte e quem buscará a pessoa (com detalhes de local e horário).

Para evitar desavenças é importante que a sua política de viagens corporativas deixe bem claro de quem será a responsabilidade por novos gastos gerados por atraso: se o colaborador perdeu o voo por motivos particulares, quem vai arcar com as despesas extras?

Defina as práticas de reembolso

Em uma viagem é comum ter gastos durante o trajeto e também com coisas básicas, como transporte e alimentação. Para não haver divergências, mal entendidos e, até mesmo, extravagâncias por parte dos colaboradores, é válido especificar, com detalhes, quais são as despesas cobertas pela empresa durante o período da viagem.

Por exemplo: além da hospedagem, a corporação vai arcar com custos de frigobar e serviço de quarto? Existe um valor máximo designado para cada refeição? Serão reembolsados custos com bebidas alcoólicas durante essas refeições?

Também é importante definir se será preciso que o colaborador apresente os comprovantes e relatórios de despesas para solicitar o reembolso.

Evite prejuízos para o colaborador

Ainda falando sobre os gastos em viagem e a política de reembolso, é preciso estar atento para não deixar o seu funcionário no prejuízo ou em maus lençóis. Lembre-se de que ele está fora de casa, mudando toda a sua rotina para atender à empresa e merece o mínimo de retorno.

Converse com os gestores responsáveis sobre a possibilidade de já enviar o dinheiro (ou parte dele) para cobrir os gastos do colaborador, sem que ele tenha que tirar do próprio bolso para só depois ser reembolsado. E na hora da prestação de contas, seja flexível na medida do possível e das regras da empresa.

Outra possibilidade é o uso de um cartão corporativo que, mais uma vez, deve ter as suas regras de consumo conversadas detalhadamente antes da viagem.

Invista no bem-estar

Como já dissemos, quando o seu funcionário vai viajar pela empresa ele deixa para trás a sua casa, família e rotina para prestar serviços à corporação. Só esse motivo já é suficiente para que a política de viagens da empresa preze pelo conforto e bem-estar do viajante.

Mas existem outros fatores que valem o investimento: o colaborador é a imagem da empresa e, claro, essa imagem precisa ser a melhor possível. Imagine como vai se apresentar para um encontro com um cliente em potencial um colaborador que fez uma péssima viagem, dormiu mal, fez tudo às pressas, não se alimentou nem teve tempo de se arrumar?

Além da aparência física, o cansaço (que gera irritabilidade e falta de concentração) pode colocar tudo a perder! Enquanto um colaborador satisfeito e seguro sobre todos os passos da viagem venderá a imagem de sua empresa de uma forma muito mais convincente e verdadeira. Portanto, lembre-se que conforto não é luxo. É investimento em produtividade.

Mantenha os gastos organizados

Apesar de imaginarmos, durante o nosso texto, a viagem de um único colaborador, sabemos que nem sempre é simples assim: muitas vezes a viagem corporativa é feita por um grande grupo ou, ainda, há vários funcionários diferentes em trajetos variados, ao mesmo tempo.

Com tantas informações, é normal que você se perca caso não tenha uma política organizada. Para facilitar, mantenha todos os dados das viagens anotados a partir de uma ordem que funcione para você (por data, setor ou destino, por exemplo).

Também vale a pena avaliar e investir em parcerias com redes de hotéis de qualidade e serviços de translado de confiança, caso os seus colaboradores viajem sempre para o mesmo lugar. Essa é uma atitude muito eficiente se a sua empresa possui uma filial em outra cidade que exige o vai e vem dos funcionários.

Tenha fornecedores fixos

Como vimos, uma boa política de viagem corporativa envolve diversos aspectos e alguns procedimentos podem reduzir os seus custos. Isso otimiza o uso de recursos e deixa a viagem ainda mais eficiente, reduzindo imprevistos e “dores de cabeça”.

Para isso, é interessante contar com uma lista de fornecedores fixos que possam atender às suas necessidades. Quer saber mais? Confira os próximos tópicos.

Melhor gestão de recursos

Ao estabelecer uma política de fornecedores fixos, a empresa consegue ter mais argumentos para negociar preços, condições de pagamento, modelo de serviço e outros aspectos. Com isso, é possível garantir um bom atendimento com custos mais em conta, melhorando a gestão de recursos.

Diversas empresas envolvidas na cadeia do turismo de negócios têm interesse em manter parcerias, afinal, conseguem garantir a venda de seus serviços para um parceiro a longo prazo.

Hotéis e pousadas em Belo Horizonte e São Paulo, por exemplo, são excelentes opções para esse tipo de parceria. Mas é possível estabelecer relações interessantes com outros prestadores de serviço, como companhias de passagens aéreas.

Melhores preços

Como mencionamos no tópico anterior, ao estabelecer fornecedores fixos você consegue negociar uma tabela de preços mais em conta e que se encaixa melhor em seu orçamento. O que torna a empresa mais eficiente financeiramente.

Esse processo é possível porque hotéis, pousadas, companhias aéreas e empresas de viagens e traslado, por exemplo, sempre têm interesse em construir relações duradouras e que garantam a elas uma forma de pagamento recorrente.

Portanto, procure cadeias corporativas e empresas que atuam com turismo de negócios e firme parcerias. Para isso, é interessante contar com um planejamento de viagens a longo prazo para ter os argumentos necessários para fechar melhores condições para você.

Mais benefícios para colaboradores

Além de otimizar a sua gestão financeira e assegurar melhores preços na prestação de serviços, contar com fornecedores fixos também permite conquistar benefícios para os seus colaboradores que precisam viajar em nome da empresa.

Em hotéis, por exemplo, pode conseguir quartos melhores a um custo mais em conta, oferecendo aos seus funcionários mais conforto e outras opções de atendimento. Também é possível firmar parcerias de milhagem com companhias aéreas.

Nesse caso, as milhas podem ser usadas tanto para baratear a viagem corporativa quanto para oferecer ao colaborador como uma bonificação. Além, é claro, de conseguir negociar lugares mais interessantes nos voos.

Vantagens competitivas

Nos tópicos acima mostramos que parceria com fornecedores fixos trazem inúmeros benefícios para a empresa: economia de recursos, acesso a preços e condições de pagamentos diferenciadas, benefícios aos colaboradores, dentre outras possibilidades.

Com isso, a sua empresa ganha vantagens competitivas. Afinal, com sobra de recursos é possível fazer outros investimentos e tornar a sua empresa mais eficiente, e com maior satisfação dos colaboradores se tem melhora produtiva.

Além disso, tendo a certeza de contar com preços e condições de pagamento melhores, você consegue desenvolver planejamentos mais eficientes. Soma-se a isso a possibilidade de construir relações duradouras que beneficiem a você e o seu fornecedor.

Independentemente do seu sistema de organização e da forma como você criará uma política de viagem corporativa, é importante manter sempre a clareza de cada tópico, evitando desgastes com a sua equipe e o aumento das despesas devido à falta de planejamento. Uma boa viagem é aquela que tem na bagagem as melhores negociações e o crescimento da empresa, sempre trazidos por um colaborador eficiente e satisfeito.

Gostou desse conteúdo sobre política de viagem corporativa e quer saber mais? Assine a nossa newsletter e a apresente para os seus colaboradores que estão sempre viajando: você vai receber ótimas dicas para otimizar as viagens de trabalho ou lazer e conhecer destinos incríveis!

Deixe um comentário

Share This