Entenda agora a diferença entre diária de viagem e ajuda de custo!

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Na hora de organizar os orçamentos e despensas das viagens corporativas a serem realizadas pelos colaboradores, a diária de viagem e ajuda de custo despertam certas dúvidas sobre o que são, em quais situações se enquadram, bem como quais as suas implicações jurídicas e contábeis para as companhias.

Afinal, algumas vezes, a concessão irregular de determinados montantes trabalhistas aos empregados pode ocasionar um aumento significativo das folhas de pagamento.

Por isso, a fim de sanar quaisquer dúvidas sobre o tema, explicaremos suas diferenças, as principais consequências jurídicas em cada uma delas e quando a escolha pela diária de viagem ou pela ajuda de custo é mais adequada. Continue a leitura e entenda!

O que é diária de viagem e ajuda de custo? Como funcionam?

Ambas as prestações concedidas pelo empregador destinam-se a gastos em viagens corporativas que, por estarem diretamente vinculados ao trabalho dos colaboradores, devem ser arcados, exclusivamente, pelas empresas.

No entanto, o fornecimento de cada um desses reembolsos condiciona-se a situações bastante específicas. Entenda melhor, na sequência como isso ocorre!

Diária de viagem

Gastos com alimentação, hospedagem, deslocamento e eventos durante as viagens corporativas são classificados como diárias. A regra é que sejam consideradas como mero reembolso, e não contraprestação salarial.

Isso implica que todos os gastos dessa natureza devem ser pagos pelas empresas, sem refletir nas verbas salariais, como 13º salário, férias, descanso semanal remunerado, etc.

No entanto, é importante frisar que o entendimento consolidado do Tribunal Superior do Trabalho (TST), órgão responsável pelo julgamento dos processos trabalhistas em última instância, prevê uma exceção a essa regra.

Caso a soma das diárias obtidas ao longo do mês ultrapasse 50% do salário do colaborador, esse montante torna-se parte salarial. Em consequência disso, tal montante precisa ser incorporado para o recálculo, por exemplo, das horas extras, do 13º salário, das férias, do FGTS, da contribuição para o INSS e, até mesmo, do imposto de renda (Súmula n. 101 do TST).

No entanto, esse posicionamento jurisprudencial não se aplica nos casos em que as empresas exigem de seus colaboradores, por meio de políticas de viagens, a apresentação de notas fiscais desses gastos para o reembolso. Nessas hipóteses, mesmo que as diárias ultrapassem metade do valor do salário, elas continuam sendo indenizatórias.

Ajuda de custo

A ajuda de custo, também condicionada a viagens corporativas, são devidas exclusivamente nos casos de transferência provisória ou definitiva dos colaboradores para outra cidade a fim de que possam exercer suas atividades profissionais.

Nesse sentido, de acordo com o art. 470, da CLT, as empresas estão obrigadas a arcar com os custos dessa mudança de domicílio de seus funcionários, visto que são decorrentes de interesse empresarial.

Como a natureza jurídica da ajuda de custo também é indenizatória, tais pagamentos não são contados para cálculo das demais remunerações salariais, das contribuições previdenciárias, do FGTS e do imposto de renda.

Os exemplos mais comuns dessa verba são as despesas pagas pelas empresas pertinentes ao transporte de móveis pertencentes aos colaboradores transferidos e à passagem aérea. No entanto, a lei determina que esses valores sejam quitados pelas empresas de uma só vez ou esporadicamente.

Quais implicações estão previstas na lei?

Com a entrada em vigência da reforma trabalhista desde 14 de novembro de 2017, a nova Lei n. 13.467/17 — incorporada à CLT — apresentou algumas consideráveis mudanças em relação ao, até então, consagrado pela legislação brasileira. Confira as implicações jurídicas da ajuda de custo e da diária de viagem antes e depois dessas alterações.

Antes da reforma trabalhista

Até o dia 13 de novembro de 2017, a lei trabalhista disciplinava muito pouco sobre diária de viagem e ajuda de custo. Por esse motivo, os entendimentos jurisprudenciais surgiram como resposta a essa carência legal.

Assim, até as mudanças, colaboradores que recebiam diárias de viagem, que somadas, ultrapassassem 50% do salário, sem a prestação de contas às empresas, tinham o direito de enquadramento desses valores como verbas salarias, de acordo com a Súmula n. 101.

Já a ajuda de custo era enquadrada como verba salarial quando tal valor fosse pago de modo habitual. Afinal, de acordo com o entendimento consolidado antes da reforma trabalhista, pela antiga lei, esse custo com a transferência de colaboradores somente seria indenizatório se concedido esporadicamente ou uma única vez.

Após a reforma trabalhista

A partir de 14 de novembro de 2017, a nova lei apresentou em seu art. 457, §2º, da CLT, uma mudança significativa no texto. Em suma, agora há previsão de que as diárias de viagem e a ajuda de custo, mesmo que pagas habitualmente, não podem mais ser consideradas parte do salário e, por isso, não refletem nas horas extras, adicionais noturnos, INSS, etc.

Além disso, o TST ainda não se manifestou sobre a sua Súmula n. 101, ainda em vigor, que considera as diárias de viagem como salário caso tais valores estejam acima de 50% da renda mensal. Por esse motivo, a fim de evitar quaisquer problemas futuros, sempre exija a prestação de contas dos gastos feitos pelos colaboradores nas viagens corporativas.

Outro ponto de atenção é que, embora a nova lei claramente estabeleça que a concessão habitual da ajuda de custos não a caracterize como salário, existem poucos julgamentos sobre o tema. Dessa forma, é recomendável que tais pagamentos sejam feitos espontaneamente ou uma única vez, de acordo com o praticado antes da reforma.

Por qual delas a empresa deve optar?

Como explicado neste artigo, as diárias de viagem e a ajuda de custos são direcionadas para situações diferentes. No entanto, as dúvidas ainda assim podem permanecer, diante da confusão de muitos na hora de aplicar caso a caso.

Assim, por exemplo, os gastos com transporte para o acompanhamento de clientes em eventos corporativos devem ser, na verdade, enquadrados como parte da diária de viagem.

Afinal, a ajuda de custo é destinada exclusivamente para despesas relacionadas à transferência temporária ou definitiva, porque enseja a mudança de domicílio dos colaboradores. Nesse sentido, todos os gastos com viagens corporativas que não acarretem mudança de domicílio dos funcionários serão enquadrados como diárias.

Portanto, a diária de viagem e a ajusta de custo estão entre os diversos direitos garantidos aos funcionários nessas viagens em nome das empresas. No entanto, tais obrigações aplicam-se em situações diferentes.

Por isso, é importante ficar atento aos detalhes — já explicados nesse artigo — a fim de se evitar surpresas indesejáveis, especialmente a partir das novas mudanças na lei, que pouco foram discutidas ainda pelos Tribunais.

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