Entenda a importância da gestão de viagens corporativas!

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Você sabia que, com as viagens corporativas, muitas empresas acabam fazendo com que suas equipes percam tempo? Geralmente, isso está relacionado a problemas com hospedagem ou transporte, que elevam os custos médios a níveis alarmantes. Para resolver tais questões, a gestão de viagens corporativas tem se mostrado eficiente.

Esse gerenciamento engloba uma série de medidas que devem ser elaboradas e devidamente implantadas pelos gestores, a fim de que as viagens cumpram com os objetivos propostos sem deixarem de lado o custo-benefício e o bem-estar dos colaboradores.

Interessou-se por conhecer a importância da gestão de viagens corporativas e as melhores práticas gerenciais? Então, continue lendo este artigo!

Qual é a importância da gestão de viagens corporativas?

Uma coisa é certa: sem a presença dos responsáveis pela gestão dos trajetos, há uma tendência natural de que os gastos arcados pelas empresas extrapolem os limites razoáveis. Por esse motivo, a definição de regras e procedimentos ampara tanto os colaboradores quanto as próprias empresas no combate a excessos ou na resolução de dúvidas relativas a:

Assim, gestores e equipes são mais bem esclarecidos para que os gastos com viagens de responsabilidade das companhias ou dos próprios viajantes sejam previamente delimitados. Isso evita surpresas que possam afetar a relação laboral de alguma forma.

Como garantir uma boa gestão?

Algumas práticas de gerenciamento de viagens corporativas parecem, em certa medida, trabalhosas. Porém, elas são consideradas os aspectos mínimos necessários à redução de gastos, ao conforto dos colaboradores viajantes e ao alcance dos resultados esperados com esses deslocamentos, fazendo com que ocorram da melhor maneira possível.

Confira, a seguir, algumas das ações mais indicadas para garantir um alto nível de gerenciamento e fiscalização dos recursos financeiros destinados a esse fim específico. 

Crie uma política de viagens

Antes de tudo, é necessário que as políticas de viagem corporativa sejam atentamente elaboradas, de acordo com as condições e circunstâncias empresariais. Os colaboradores devem ter ampla consciência sobre o que, efetivamente, é ou não de responsabilidade das companhias representadas. Dessa forma, tais diretrizes precisam conter:

  • o rol de direitos garantidos;
  • os procedimentos internos de reembolso;
  • as medidas de segurança;
  • os prazos de espera de respostas do financeiro ou administrativo;
  • como funciona a cobertura do seguro de viagem (se for o caso).

A medida auxilia não só os viajantes, mas toda a equipe responsável pela gestão das viagens. Afinal, desde que as normativas estejam devidamente fixadas, o tempo médio de resposta, nos casos de dúvidas urgentes, pode ser reduzido a minutos mediante uma simples consulta aos regulamentos corporativos.

Assim, os excessos com gastos do gênero conseguem ser equilibrados com o repasse prévio de todas as informações aos funcionários (de forma transparente e objetiva).

Oriente os colaboradores

Além de políticas bem definidas, as orientações fazem parte da gestão de viagens. Por isso, elas devem ser divulgadas nas empresas de acordo com as sutilezas da linguagem utilizada por cada perfil de colaborador. 

No entanto, é igualmente preciso reforçar os detalhes mais relevantes dessas políticas — especialmente para aqueles que farão viagens em nome das companhias em um futuro próximo.

Assim, o esclarecimento dos serviços hoteleiros que podem ser utilizados na cidade de estadia e da modalidade de reembolso (fixa ou variável) adotada pelas organizações, por exemplo, deve ocorrer por e-mail ou pessoalmente, conforme o caso. 

Para tanto, é crucial ter um setor ou colaborador responsável pelo planejamento das viagens e pela resolução, em sintonia com as políticas aplicáveis, de pedidos em aberto dos colaboradores. Isso facilita o desempenho das atribuições administrativas, proporcionando agilidade e segurança às empresas.

Faça planejamentos logísticos

A definição de alternativas de percurso e acomodações para um destino é outro aspecto indispensável na redução dos gastos. Por meio da comparação de valores, as empresas são capazes de identificar qual delas transparece ser a melhor oferta de custo-benefício. Por isso, é preciso planejar!

Compare as opções de transporte (terrestre e aéreo) considerando fatores como tempo, custo e conforto. Investigue as possibilidades de descontos ou acordos dos serviços a serem utilizados pelos colaboradores.

Avalie, ainda, a melhor média de gastos diários com alimentação nos arredores, a fim de estipular limites de cobertura pela empresa. Por último, contrate somente hotéis altamente capacitados para estadias de excelência.

Tome cuidado com descumprimentos de políticas pelos colaboradores

Desde que as regras sejam objetivas, transparentes e reforçadas com antecedência aos colaboradores, descumprimentos e abusos tendem a ser raros. Contudo, ainda assim, eles acontecem algumas vezes. 

Por isso, também cabe ao gestor de viagens corporativas das empresas o cumprimento das diretrizes de cada caso e a tomada de medidas mais adequadas, com eficácia e apurado senso crítico. Assim, situações do gênero podem ser solucionadas sem grandes dificuldades ou evitadas no futuro.

Priorize bons serviços de hospedagem

Por último, porém igualmente importante, vem a escolha da estadia mais adequada para os colaboradores. Para tanto, alguns cuidados devem ser tomados durante as pesquisas, visto que a seleção de serviços de hospedagem com baixa qualidade pode afetar, além do bem-estar dos viajantes, os resultados esperados com as viagens.

Nesse sentido, a Royal Hotéis pode ajudar você, já que é referência no mercado hoteleiro brasileiro há mais de 50 anos. Oferecemos serviços diversificados conforme os orçamentos e as necessidades de cada cliente, com as opções Boutique, Convention e Express, garantindo sempre o melhor dos serviços de hotelaria com segurança, conforto e praticidade. 

Disponibilizamos acomodações em duas das maiores regiões metropolitanas do Brasil. Em Belo Horizonte, são quatro unidades localizadas nos melhores pontos da cidade (Savassi e Lourdes). Em São Paulo, nossas acomodações Boutique no bairro Jardins fornecem todo o aparato para que os clientes tenham bons momentos de relaxamento e descanso durante a estadia.

Como vimos, a gestão de viagens corporativas tem sido cada vez mais necessária nas empresas, já que reduz problemas com gastos excessivos, estresses ou atrasos. Nesse contexto, as políticas de viagem são essenciais para garantir que todos os colaboradores conheçam as regras de reembolso e diárias, bem como os procedimentos para algum requerimento administrativo. 

Além disso, os planejamentos logísticos facilitam a identificação dos melhores meios de transporte e estadias, o que reduz os custos das companhias. Vale lembrar, ainda, dos cuidados imprescindíveis à escolha dos serviços de hospedagem, já que a opção deve oferecer todo o conforto necessário e um bom custo-benefício. 

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