Descubra como conseguir seu reembolso de viagem corporativa!

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Durante uma viagem a trabalho há uma série de gastos. Transporte, alimentação, hospedagem e até custos de materiais ou locação de salas para reuniões são investimentos necessários. Em determinados casos, é preciso adotar critérios específicos para o reembolso de viagem corporativa.

Se os procedimentos de ressarcimento não forem esclarecidos com antecedência, a situação pode causar desconforto ou gerar dúvidas ao profissional que arcou com despesas enquanto representava sua empresa. Cuidados são importantes dos dois lados: a organização deve seguir a legislação trabalhista e o funcionário tem como obrigação atender a algumas exigências. 

Você se interessa pelo assunto e quer conhecer boas práticas em viagens corporativas? Então, continue a leitura do artigo!

Confira o que diz a legislação trabalhista

Uma dúvida de muitos profissionais que recebem o reembolso de despesas durante viagens de trabalho tem relação com a incorporação de tais valores ao salário, como parte da remuneração. A resposta depende da negociação com a empresa. Se a escolha for por reembolso, é importante lembrar que ele funciona como indenização dos montantes já pagos.

Porém, quando o colaborador ganha diária de viagem superior a 50% do salário, é possível que as despesas de viagem integrem a remuneração mensal. Entretanto, empresa e funcionário devem estar de acordo com essa questão.

A oportunidade de negociar, aliás, passou a ser permitida após a flexibilização da legislação trabalhista, que estabelece que o acordado prevalece sobre o legislado. Assim, em uma viagem corporativa, o profissional pode negociar com a empresa três formas diferentes de ressarcimento:

  • reembolso simples, calculado a partir da apresentação dos comprovantes de despesas;
  • adiantamento, feito pela empresa a partir de estimativas dos valores que o funcionário gastará. Nesse caso, a prestação de contas depois da viagem é essencial;
  • diária de viagem, calculada pela companhia com base em custos médios das viagens realizadas pelos profissionais. Não é necessária a prestação de contas e, como explicamos, se as diárias superarem a metade do salário, a lei permite que sejam incorporadas. A desvantagem é que encargos trabalhistas e deduções são calculados sobre uma base maior.

A forma de ressarcimento de despesas demanda justiça na negociação para as duas partes. Uma boa gestão dos gastos de viagem transmite confiança, garante autonomia ao funcionário e contribui para que a empresa planeje melhor seu orçamento.

Horas extras

Trata-se de um aspecto delicado. Afinal, quando o profissional atua no escritório, a corporação consegue controlar de modo mais efetivo as horas em que fica à disposição. No entanto, durante uma viagem, como calcular? O funcionário, em tese, não está a serviço da empresa?

A flexibilização da legislação trabalhista permite novos acordos, ainda mais em situações como essa. Por isso, é importante que colaborador e companhia negociem a quantidade de horas trabalhadas e a necessidade de pagamento extra, mencionando casos específicos.

Não são raras as viagens a trabalho que incluem momentos de lazer, como passeios no local visitado, shows ou confraternizações. O indicado, mais uma vez, é tecer um acordo esclarecedor com a chefia.

Por mais que o funcionário descontraia, ele está fora de sua rotina e de sua casa, representando a entidade em que trabalha. Sendo assim, pode desejar ressarcimento pelo tempo distante da família ou de outras atividades, como cursos ou compromissos pessoais.

Conheça as melhores práticas para reembolso de viagem corporativa

Se você precisa viajar a trabalho, deve ter consciência das políticas corporativas no que diz respeito às despesas referentes ao deslocamento. Da mesma forma, caso sua responsabilidade seja organizar a ida de terceiros, é essencial assegurar que todos conheçam as práticas adotadas.

O primeiro passo é definir o melhor meio de ressarcimento, como explicamos. Nos casos de viagens frequentes, nas quais o profissional precisa de maior autonomia para a decisão sobre custos, a diária figura como alternativa indicada. No entanto, os procedimentos mais justos para as duas partes, normalmente, são a antecipação e o reembolso.

As duas opções buscam indenizar o profissional. Na antecipação, a empresa faz uma estimativa de custos e o funcionário é responsável pelos pagamentos, mas tem a obrigação de prestar contas a respeito do montante gasto. No caso do reembolso, o procedimento é o mesmo. A diferença é que a pessoa em viagem arca com os custos e depois solicita o ressarcimento.

Para viabilizar a devolução do dinheiro, excetuando situações de pagamento de diária, alguns cuidados são necessários. Veja abaixo nossas dicas para evitar problemas ou desacordos.

Notas fiscais

Sempre solicite notas fiscais dos serviços utilizados. Hotéis, restaurantes, compra de materiais e transporte, entre outros, precisam de comprovação fiscal para que as despesas sejam pagas pela empresa. O ideal, inclusive, é que todas as notas contenham o CNPJ da organização.

Deslocamento

A mesma lógica vale para o deslocamento até o local. Passagens aéreas ou rodoviárias devem ser integralmente ressarcidas pela empresa, assim como gastos com táxi ou outros meios para a chegada ao destino.

No entanto, quando o profissional viaja com seu próprio veículo, vale destacar que o reembolso é calculado em acordo com a companhia. Afinal, além do consumo de combustível, existem valores relativos ao desgaste do veículo, pedágios, estacionamentos e até mesmo o risco de multas. O ideal consiste em estabelecer um montante por quilômetro rodado.

Hospedagem e alimentação

Escolha estabelecimentos parceiros ou, no mínimo, já aprovados pelo departamento financeiro corporativo. Caso a empresa não faça reservas antecipadas ou ocorra uma situação imprevista (como a necessidade de marcar um encontro com um fornecedor), procure antes negociar os valores e apresentar uma previsão de custos.

Recibos e notas fiscais

Durante uma viagem corporativa, diversas despesas aparecem. Imagine, por exemplo, que você é responsável pela negociação com fornecedores de um evento. Imprevistos podem surgir, fazendo com que gastos emergenciais se tornem obrigatórios.

Não são raros os casos em que tais fatores imprevisíveis prejudicam a organização. Uma dica, para evitar que isso ocorra, é digitalizar todos os recibos e notas fiscais, por meio de aplicativos para celular, e armazená-los em nuvem. Assim, o relatório de despesas ganha segurança e precisão.

Agora que você já conhece boas práticas para reembolso de viagem corporativa, procure negociar opções com o mais alto custo-benefício possível. Verifique as alternativas de hospedagem com melhor acesso ao local de seu compromisso profissional, confira se o hotel oferece serviço de transfer e escolha um lugar onde haja infraestrutura para reuniões.

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