Confira as vantagens do selfbooking na reserva de viagens corporativas

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As viagens corporativas geram dúvidas e especulações — sobre a hospedagem, o limite de despesas com alimentação e deslocamento — considerando as regras e normatizações internas. Para facilitar o processo, é fundamental recorrer a ferramentas de gestão e uma boa opção é, certamente, o selfbooking.

O controle da empresa sobre as viagens de seus colaboradores a trabalho deve ser acompanhado de perto para que os gastos não ultrapassem o limite orçamentário planejado de um projeto, de uma atividade ou apenas da politica de viagens implantada.

Se você é o profissional responsável pela gestão de viagens corporativas da sua empresa, neste post, vai conhecer um sistema prático e otimizado, capaz de conceder autonomia aos profissionais viajantes sem, contudo, descentralizar as informações e a geração dos dados necessários à análise de gastos.

O que é o selfbooking e como funciona?

É uma ferramenta de gestão que facilita as viagens corporativas com acesso realizado pelo próprio funcionário escalado para a viagem de trabalho. Para ter acesso ao sistema e tudo que ele oferece você deverá firmar contrato com uma agência de viagens especializada, que disponibilize o selfbooking em seu pacote de serviços.

As viagens corporativas têm uma demanda mais específica, com destino certo e prazos estabelecidos pela rotina diária. Sendo assim, os serviços mais utilizados — compra de passagens aéreas, deslocamento, hospedagem — poderão ser pesquisados e realizados facilmente dentro do sistema.

Quais são as vantagens do selfbooking?

Ao contar com uma plataforma como o selfbooking, você e qualquer funcionário com acesso permitido terão condições de pesquisar passagens aéreas, diárias e reservas de hotéis e locação de veículos, além de programar toda a viagem em um só ambiente.

Para melhor gestão, o sistema permite parametrizar as informações de acordo com a realidade da empresa, facilitando o acompanhamento e a análise dos custos para melhor tomada de decisão. Veja algumas vantagens:

  • padronização de acordo com as políticas de viagens;
  • definição dos perfis de autorização conforme o limite de orçamento;
  • relatórios diversos por tipos de viagens — realizadas, canceladas ou alteradas;
  • custo da viagem por tipo de despesa.

Cada um desses tópicos trará melhorias na gestão e organização do processo de viagens, como meio de facilitação, visando à produtividade, agilidade, bem-estar e valorização funcional.

Conheça algumas das principais vantagens de implementar o selfbooking na sua empresa!

Redução de gastos

A plataforma disponibiliza muitos recursos e deve ser utilizada como aliada da empresa na redução dos gastos com viagens, promovendo um custo-benefício em relação às pesquisas realizadas de maneira isolada e aleatória.

Ao pesquisar um destino, as tarifas aéreas e terrestres, além das diárias de hotéis — considerando a política de viagens e o perfil de buscas —, o funcionário, já sabendo o quanto terá disponível para o período, poderá finalizar ele mesmo seu processo de viagem, sem gastos adicionais.

Controle das movimentações

O sistema monitora todas as viagens que ficam registradas em sua base de dados e, com isso, você terá acesso a toda e qualquer movimentação dos funcionários, como número de viagens para um mesmo destino, custo com as passagens aéreas e com as diárias de hotel.

Dessa forma, será fácil identificar se algum profissional está descumprindo as normas ou se o custo está mais elevado do que o previsto no orçamento de viagens, possibilitando a ação corretiva em tempo hábil.

Gestão de informações

Com as informações de viagens armazenadas e sendo possível a consulta a qualquer momento pela facilidade do funcionamento online, todo o arquivo digital poderá ser consultado para atender a demandas específicas.

As emergências podem surgir e você precisar colocar um profissional no primeiro voo para um destino e hospedá-lo confortavelmente de acordo com o padrão estabelecido pela empresa.

Caso não disponha de informações, terá que pesquisar as companhias aéreas individualmente e entrar em contato com cada hotel e se informar sobre valor da diária e condições de pagamento. O tempo de dedicação a esse processo poderá ser simplificado e gerido de maneira mais eficiente por um sistema como o selfbooking.

Redução da burocracia

O processo de compra de passagens aéreas é um capítulo a parte e merece uma atenção especial pelo fato de haver grande oscilação ao longo de um período entre as cotações. A procura por melhores horários e menor número de conexões faz com que haja uma variação entre as companhias aéreas.

Por isso, se você dedica muito tempo na pesquisa individual de voos, perderá a oportunidade de melhores compras pela morosidade do processo. Com o selfbooking você poderá pesquisar todas as companhias dentro do mesmo sistema e realizar comparações imediatas para não perder os melhores preços.

A burocracia, em uma situação como essa, engessa um processo e retarda as decisões, podendo acarretar perda das melhores ofertas. O mesmo acontecerá com os hotéis quando você tiver que realizar consultar avulsas.

As tarifas de acordo promovidas pelas redes hoteleiras só têm validade para empresas que adotam a recorrência e enviam seus funcionários com frequência elevada, tornando a relação comercial um laço de fidelização e benefícios.

A inovação tecnológica, a agilidade e o custo-benefício compõem a pirâmide prática dos processos, com controle e gestão, promovidos à base de cliques, sem impressão de muitos papéis ou geração de burocracias.

Dar ao funcionário a autonomia de gestão sobre a sua própria viagem deve ser entendido como um incentivo à responsabilidade colaborativa e ao sentimento de pertencimento diante dos objetivos da empresa.

O profissional, ao ser envolvido e informado sobre os gastos em totalidade, poderá se tornar um agente comportamental de redução dos gastos, engajando-se no trabalho e contagiando os demais para produzirem e rentabilizarem o suficiente para cobrir as despesas de viagens.

A empresa que optar por um sistema centralizado de automação online como o selfbooking abrirá vantagem competitiva sobre a concorrência, não se detendo em outros focos que não o próprio negócio e o aumento da produtividade para ganhar maior notoriedade e referência no segmento e no mercado.

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