Como utilizar centro de custos para viagens corporativas?

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Para que uma empresa — seja ela de pequeno, médio ou grande porte  tenha sucesso em seu setor de compras é necessário que seus funcionários tenham conhecimentos financeiros básicos para manter as contas em dia. Assim, um centro de custos é uma excelente opção para melhorar a gestão dos negócios.

No que diz respeito a viagens corporativas, por exemplo, essa alternativa se apresenta como uma ferramenta poderosa na organização das finanças — o que se dá pela divisão mais precisa das despesas envolvidas nesse processo.

Preparamos este post para que você entenda como funciona esse tipo de projeto. Aqui você verá dicas para colocá-lo em prática em diferentes centros em sua empresa. Confira e aprenda também a diminuir os gastos com viagens a trabalho. Boa leitura!

Entenda a importância de um centro de custos e seus benefícios

Primeiramente, é preciso esclarecer que um segmento de controle de gastos tem mais autonomia em relação à administração financeira e tem o papel de representar os principais setores de uma empresa. A recomendação é que haja, pelos menos, três centros  como o de publicidade, o de vendas e o de administração.

Por eles você poderá controlar a saída e a entrada de dinheiro, além de saber com maior clareza qual área está gastando mais ou menos. Dessa maneira, as receitas podem ser distribuídas com maior eficiência e ficar limitadas a cada setor, levando a melhores resultados.

Quanto aos benefícios da implantação desse tipo de segmento, podemos destacar os seguintes:

Análise facilitada

Nem sempre é fácil analisar o desempenho de uma corporação como um todo, principalmente se ela é de grande porte. Dessa maneira, a divisão de áreas para controle de despesas leva à geração de relatórios mais refinados, possibilitando ações mais focadas e eficientes sobre um departamento ou projeto.

Compartilhamento de informação e responsabilidade

É comum que diferentes setores não possam compartilhar dados entre si, mas um centro de custos permite a avaliação e a revisão de gastos e receitas. Além disso, há maior precisão de informação, o que torna o trabalho dos colaboradores e dos líderes mais eficaz — uma vez que podem contribuir com ideias para aumentar a receita, por exemplo.

Saiba como fazer a distribuição de gastos em diferentes centros na empresa

Para garantir um gerenciamento mais eficaz das despesas com viagens corporativas, que é um dos maiores desafios dos gestores dessa área, é necessário alocá-las em segmentos de custo. Isso se dá porque você passa a ter uma visão mais clara da situação financeira da área.

Suponhamos que sua corporação tenha setores diferentes e que cada um deles exija que os funcionários façam viagens frequentes a trabalho. Nesse cenário, uma boa solução é criar um centro para cada um deles. Consequentemente, será possível monitorar cada gasto e até repensar sua necessidade, se for o caso.

Uma boa dica é categorizar cada uma das despesas, pois será mais fácil distribuí-las de maneira justa — no caso de viagens, por exemplo, você pode separá-las entre os seguintes critérios:

Essa caracterização poderá variar de acordo com o perfil de sua empresa, sendo mais ou menos abrangente. No entanto, a divisão será feita de maneira mais equitativa entre os centros.

Vale ressaltar que, apesar de todos os benefícios já citados de um centro de custos, os riscos de realizar lançamentos manualmente podem ser muito altos, principalmente porque é preciso ter muita precisão para apurar esse tipo de detalhe.

Ademais, isso exige muito tempo e esforço por parte do gestor, que já tem muitas responsabilidades e atribuições. Somado a isso, há, ainda, a possibilidade do registro de dados incorretos, comprometendo o pagamento e a conciliação financeira.

Por isso, uma excelente estratégia para evitar esses riscos é contar com a ajuda de um software de gestão de viagens corporativas. Essa ferramenta traz as seguintes vantagens:

  • automatização do processo de lançamento de despesas;
  • maior facilidade no fracionamento de cada viagem para quantos centros forem necessários;
  • padronização no armazenamento de informações;
  • detalhamento de aprovações;
  • melhora no controle e no relacionamento com agências de viagens;
  • gestão de passagens aéreas não utilizadas;
  • alocação precisa de custos em seu devido centro.

Tudo isso levará a uma economia de trabalho e, consequentemente, a uma diminuição de despesas desnecessárias, dando ao gestor mais oportunidades de aumentar as receitas corporativas.

Conheça dicas de redução de custos para viagens corporativas

Viagens representam uma das maiores despesas para uma corporação, não é mesmo? Portanto, além da implantação de um centro de custos e da utilização de softwares de gestão, confira, a seguir, mais algumas dicas básicas de como economizar nesse ponto.

Defina um calendário de viagens

Esse é um passo essencial se você quiser ter os melhores serviços pelos melhores preços, principalmente porque fica mais fácil aproveitar as promoções de passagens e conseguir melhores taxas para hospedagem.

Sabemos que compromissos de última hora podem surgir, mas algumas datas  como reuniões com clientes ou fornecedores, eventos ou cursos  podem ser programadas com antecedência.

Pesquise preços

Parece um conselho óbvio, mas uma pesquisa antecipada e mais apurada de passagens aéreas, serviços de locação de veículos ou reservas pode gerar uma economia de até 50% no valor final. Procure por, pelo menos, três fornecedores diferentes para aumentar seu poder de barganha.

Faça parcerias

Firmar uma parceria com hotéis, empresas de táxis, restaurantes ou agências de viagens garante condições mais vantajosas para ter os melhores serviços prestados, assim como boas condições de pagamento. Além disso, parcerias são ótimas saídas para lidar com viagens de última hora.

Tenha uma política de viagens bastante clara

É por meio dessas diretrizes que você estabelecerá pontos como o tipo de serviço necessário (hotel, transporte, passagens etc), os direitos do funcionário, prazos de contratação, quais serão os comprovantes de gastos aceitos (cartão corporativo ou recibos) — bem como a melhor maneira de aquisição.

Contrate o serviço de uma agência especializada

Ao contar com profissionais experientes na realização de viagens, haverá uma economia de recursos e uma otimização no tempo de trabalho e entrega de suas necessidades. Somado a isso, uma agência desse tipo pode conseguir mais vantagens em relação a fornecedores e oferecer maior comodidade para controlar os detalhes envolvidos.

Como vimos, segmentar sua empresa em setores de controle de despesas é essencial para manter a saúde financeira de seu negócio. Assim, cada centro receberá a quantia devida para atender à expectativa de rendimentos.

Agora que você já sabe o que é um centro de custos e como utilizá-lo a seu favor, aproveite a oportunidade para assinar a nossa newsletter e receber conteúdos de qualidade como esse em seu e-mail!

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