Como fazer uma boa gestão de contratos em viagens corporativas?

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Ao planejar viagens corporativas, vários elementos precisam ser considerados. Questões como facilidade de acesso ao hotel, infraestrutura oferecida, segurança, conforto e bom custo-benefício são essenciais. Todos esses itens representam um investimento significativo para as empresas, e por essa razão uma boa gestão de contratos é fundamental.

Vale destacar que as viagens corporativas são muito importantes para a empresa atingir outros mercados, conhecer novos clientes e, muitas vezes, fechar acordos que não seriam formalizados sem o contato pessoal. Ou seja, em inúmeros casos, o deslocamento de alguns profissionais ou gestores da empresa são diferenciais para as estratégias do negócio.

Por essa razão, é importante adotar políticas específicas, com regras que devem ser seguidas pelos colaboradores durante as viagens corporativas, além de promover a gestão de contratos para esse tipo de evento. Continue a leitura para conhecer algumas práticas a fim de otimizar a gestão de contratos em viagens corporativas e garanta mais benefícios à sua empresa!

Conheça a importância da gestão de contratos em viagens corporativas

A adoção de uma política de viagens corporativas contribui para a redução de custos com tais eventos e também para que a qualidade de seus resultados possa ser mensurada.

Para tanto, a empresa deve definir algumas regras e explicá-las aos funcionários que participam das viagens. Os parâmetros do evento (fornecedores, hospedagem, seguros, classe de voo e tipo de transporte usado) devem sempre ser documentados. 

Questões específicas, como jornada de trabalho durante a viagem e reembolsos de despesas, também precisam ser definidas internamente e comunicadas aos profissionais. Possíveis exceções também devem seguir regras, para evitar desgastes tanto no relacionamento com os funcionários em viagem quanto com os prestadores de serviços.

Para empresas que demandam um grande volume de viagens para determinadas localidades, a gestão deve incluir contratos com prestadores de serviços e opções de hospedagens locais. É o caso, por exemplo, de corporações que têm filiais em determinadas cidades e que, em função disso, exigem o deslocamento periódico de alguns profissionais para a execução de serviços.

Há também situações em que as viagens são frequentes para mais de um destino (mais de uma filial ou necessidade de visitas a clientes em cidades diferentes). Nesse caso, um contrato com uma rede de hotéis com instalações em várias cidades é uma opção interessante.

Em situações como as citadas, é sempre bom manter contratos com hotéis e alguns serviços, como transfers, alimentação, entre outros. Com isso, além de maior segurança e qualidade, é possível também reduzir os custos da viagem corporativa, otimizando os resultados da empresa.

Confira as melhores dicas para a gestão de contratos

Para que a viagem transcorra de forma organizada, sem problemas nem para a empresa e nem para os profissionais em deslocamento, todos os detalhes devem ser planejados com antecedência. Do lado da empresa, quanto melhor for a gestão de contratos, melhor o custo-benefício e, por consequência, mais significativos os resultados.

Para garantir uma boa gestão, é importante ter atenção a alguns pontos. Confira

Preste muita atenção ao contrato

Não basta acertar valores e formas de pagamento. Todos os detalhes precisam ser definidos com antecedência, seja para evitar aborrecimentos, seja para reduzir o risco de despesas extras. Um exemplo é a possibilidade de cobrança adicional por ocupação de quartos além do período estabelecido para a diária.

É importante procurar alinhar os horários de passagens e transfers de acordo com as diárias de hospedagem. Se isso não for possível, oriente os funcionários a desocuparem os quartos assim que a reserva se encerrar e a guardarem a bagagem no hotel, se necessário, até o horário de retorno. Caso seja imprescindível, negocie antes com o estabelecimento o custo dessas horas adicionais.

Além disso, no contrato podem constar termos de uso de instalações, consumo nas dependências do hotel e datas de pagamento e multas, se aplicáveis. Todos esses pontos precisam ser analisados antes da assinatura do contrato, para evitar surpresas futuras, que encarecem a viagem e comprometem os resultados do negócio.

Revise muito bem os termos do contrato

Essa orientação até parece um tanto exagerada, mas não custa olhar com cuidado todos os itens do contrato. Se necessário, solicite orientações do departamento jurídico de sua empresa. 

Isso é fundamental, pois diversas situações extraordinárias podem ocorrer, e você precisa saber o que está previsto ou não no acordo feito com a organização. Exemplos não faltam: necessidade de mais diárias depois de fechado um pacote, inclusão de hóspedes, uso de salas de reunião, reservas em restaurantes, cancelamentos, entre outros. 

Elabore relatórios para consulta

Com os relatórios, é possível gerenciar o cumprimento dos serviços contratados, os valores pagos, as exceções e até as falhas. A cada viagem corporativa, faça um relatório incluindo todos os itens contratados, as impressões sobre os serviços prestados, os pontos falhos, os itens mais bem avaliados, as notas fiscais e os indicadores de performance.

Com essas informações em mãos, é mais fácil negociar outras condições em situações futuras e garantir a qualidade dos serviços prestados aos profissionais de sua empresa. Afinal, eles estão fora de casa, à disposição da corporação, e precisam de conforto e segurança para desempenharem seu trabalho da melhor forma.

Adote um software de gestão

Com o uso de um software específico, será mais fácil controlar itens como pagamentos, prazos, reembolsos e resultados. Procure incluir todos os dados, como datas de viagens, notas fiscais, certificados e outras informações que possam ser analisadas no controle de resultados.

Além de simplificar sua gestão, o software é essencial em casos de eventual ausência do responsável (ou seja, em suas férias, outro profissional conseguirá facilmente consultar os detalhes de processos anteriores) ou em situações que exijam auditoria.

Fique atento aos prazos

Nunca é demais avisar: em inúmeras situações, as reservas de hotéis ou passagens aéreas se esgotam, encarecendo a viagem de quem deixa as decisões para a véspera. Então, procure sempre se programar para as necessidades futuras da equipe e da empresa e faça reservas dentro do prazo. Os pagamentos também precisam seguir o mesmo critério, uma vez que atrasos geram multas e juros, encarecendo a negociação.

Registre todas as operações 

Independentemente de adotar um software de gestão, registre todas as operações. Cotações, reservas, prazos e demais detalhes das viagens corporativas devem ficar disponíveis para consulta, sempre que necessário. Os feedbacks das empresas prestadoras de serviços também devem ser considerados na análise de futuras cotações e contratos. 

É importante entender que as viagens corporativas representam, para muitas empresas, uma estratégia essencial de crescimento. Por essa razão, é importante investir na gestão de contratos com prestadores de serviços de turismo, como hotéis e opções de transporte.

A gestão de contratos adequada reduz custos e otimiza os resultados das viagens corporativas de sua empresa, além de garantir o bem-estar dos colaboradores, que são os porta-vozes das corporações em que atuam, muitas vezes em mais de um local fixo, com intenso deslocamento. A satisfação desses funcionários, sem dúvida, rende melhores resultados à empresa.

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