Como fazer a gestão de viagens corporativas?

O profissional que trabalha com a gestão de viagens corporativas sabe que essa é uma grande responsabilidade. Afinal, não somente os compromissos dos colaboradores que vão viajar a negócios precisam ser cumpridos pontualmente, como também a empresa deve manter os custos menos onerosos quanto for possível. Afinal, viagens, geralmente, não são baratas.

É preciso comprar passagens, reservar hotéis, cuidar dos traslados e da alimentação dos viajantes, além de outras possíveis demandas, como salas de reunião e, até mesmo, lavanderia.

Para que tudo isso dê certo, muita organização, planejamento e outros passos são fundamentais. Quer saber quais são? Confira agora mesmo!

Defina uma política de viagens para a empresa

Se a necessidade de viagens é uma constante na organização ou se elas só acontecem de vez em quando, é indispensável manter a mesma política para todos os casos. Dessa forma, todo o processo acontece de forma mais otimizada e econômica, como:

  • as compras das passagens são realizadas com uma boa antecedência, o que garante melhores preços e a certeza de que o profissional em viagem estará em seu compromisso na hora marcada;
  • as reservas de hospedagem são facilitadas, visto que firmar uma parceria com um bom hotel, por exemplo, pode garantir bons descontos, planos de fidelidade e, até mesmo, um encaixe imprevisto em cima da hora;
  • o mesmo pode ocorrer com prestadores de serviço de transporte e alimentação.

Além disso, quando os colaboradores já sabem que a empresa tem uma política de viagens séria, há pouco espaço para discussões e transtornos. Assim, todos seguem as regras com menos resistência, pois as normas são as mesmas para todos.

Planeje e esclareça a gestão de viagens corporativas

Por falar em colaboradores, há alguns pontos que precisam estar bem definidos para que a viagem (e a volta) aconteçam da maneira mais tranquila, honesta e transparente possível. Acompanhe.

Despesas reembolsáveis

Vale a pena definir com os gestores responsáveis quais serão as despesas reembolsáveis das viagens corporativas. O objetivo é que não haja mal entendidos com o colaborador assim que ele retornar.

Imagine, por exemplo, se ele faz um lanche fora do orçamento e, quando vai prestar contas para receber o valor de volta, é informado de que a empresa não vai cobrir a despesa? Um desgaste desnecessário para a equipe e que pode ser evitado se forem definidos quem é responsável por alguns gastos mais específicos, como:

  • quantidade de refeições;
  • consumo de bebidas alcoólicas;
  • consumo no hotel (bar ou frigobar);
  • transporte;
  • alimentação e/ou eventos com os clientes;
  • lavanderia;
  • happy hour.

Uma alternativa, especialmente quanto às refeições dos viajantes, é estipular um valor por dia. Por exemplo: o colaborador tem uma verba de R$80,00 por dia para gastar com a sua alimentação. Assim, ele se torna responsável por escolher onde e o que almoçar.

Afinal, vale a pena considerar que o funcionário está fora de sua casa, em uma cidade possivelmente desconhecida e merece se alimentar com qualidade e prazer. Lembre-se de que pequenos gestos como esse influenciam muito na satisfação da sua equipe, que vai retribuir com um bom desempenho.

Meios de pagamento

Cartão corporativo? Dinheiro físico? Faturamento direto com a empresa? Antes de o colaborador sair para sua viagem de negócios, deixe claro a forma de pagamento de cada despesa.

Sempre que possível, opte pelo pagamento faturado, em que o serviço é cobrado diretamente da sua empresa, sem que o seu funcionário precise pagar mais nada. Dessa forma, você tem mais controle sobre os gastos.

Além disso, evite que a sua equipe viaje com grandes quantidades de dinheiro. Além de ser perigoso para os indivíduos, há o risco de alguém perder a quantia.

Responsabilidades do viajante

Dependendo do ramo de negócios da empresa, defina previamente quais são as responsabilidades do colaborador que vai viajar. Além, é claro, de estar presente nos compromissos agendados e realizar o seu trabalho da melhor maneira possível, ele precisa levar algum equipamento ou documento importante? É responsável por buscar outras pessoas na cidade? Deve trazer algo de volta para a empresa?

Siga algumas dicas para realizar uma boa gestão de viagens

Atualmente, existem muitas estratégias e ferramentas que podem ajudar você a organizar as viagens em sua empresa. Confira algumas delas!

Conheça o destino

Conhecer a cidade para onde o colaborador vai ajuda a reduzir os gastos. É indicado, por exemplo, escolher um hotel que seja próximo do compromisso do viajante para economizar com os transfers. Da mesma forma, é válido encontrar um local que seja próximo a restaurantes, lanchonetes e, se possível, ao aeroporto.

Automatize o processo

Atualmente, existem bons softwares de gestão (ou planilhas bastantes completas) onde você pode centralizar todos os seus custos, garantindo um panorama de toda a viagem. Assim, é possível identificar quais os custos estão mais altos e criar uma estratégia para diminui-los.

Aposte em uma ferramenta de gestão de viagens

Se um software de gestão não é o bastante para você, saiba que, hoje em dia, existem sistemas específicos para o controle de viagens corporativas. Eles ajudam a ter um controle mais acertado dos gastos, assim como a centralização dos contatos, da agenda e muito mais.

É possível, inclusive, que os viajantes lancem os seus custos em tempo real no aplicativo, permitindo o controle máximo e evitando esquecimentos, perdas de notas fiscais e outros transtornos tão comuns.

Faça parcerias

Se a sua equipe vai sempre à mesma cidade (para visitar um cliente ou uma franquia da própria empresa), vale a pena firmar parcerias com redes de hotéis e prestadores de serviço do local.

Além dos benefícios financeiros e de praticidade que já citamos mais acima, construir essa relação de confiança é benéfica, tanto para a organização quanto para o bem-estar dos colaboradores que vão viajar. Pense, por exemplo, como é mais agradável sair para uma viagem de negócios já sabendo quem será o motorista que vai buscá-lo e que o hotel será de qualidade e confortável.

Conhecer o que o aguarda traz mais segurança e tranquilidade para que o funcionário foque no trabalho que vai realizar.

Esses foram alguns pontos que vão orientá-lo em como fazer a gestão de viagens corporativas de uma forma organizada, eficiente e com custos reduzidos. Adéque as nossas dicas à realidade da sua empresa e veja como o fluxo de viagens vai fluir melhor a partir de agora.

Uma outra ferramenta que pode ajudar no momento das reservas é o selfbooking. Conheça agora mesmo e melhore ainda mais a sua gestão!

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