Como criar uma política de viagens corporativas na empresa?

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Com o avanço da tecnologia, o alcance cada vez maior da internet e a popularização de meios de transporte como o avião, o mundo, definitivamente, não tem mais fronteiras.

Essa nova realidade é válida também para as empresas, que precisam cada vez mais criar uma política de viagens corporativas. Afinal, é comum ver empresas que possuem filiais em diferentes locais do país (e até mesmo em outros países) e funcionários que precisam estar, a todo instante, em contato direto com fornecedores e clientes que estão a quilômetros de distância.

É preciso que esse translado funcione de forma organizada e segura (tanto para os colaboradores quanto para a corporação), pois, somente assim, o funcionário tem tranquilidade para realizar com máxima eficiência o que lhe foi designado; e a empresa pode colher os melhores resultados de cada viagem, além de reduzir custos.

Mas, como criar uma política e organizar essas viagens corporativas? É o que vamos abordar ao longo deste artigo. Confira! 

Fique atento às reservas

As companhias de transporte têm regras muito claras (e um tanto quanto intransigentes) sobre compras de passagens, reservas e horários. Não adianta, por exemplo, o seu colaborador perder o voo e querer embarcar em outro avião sem nenhum custo adicional.

Para que esse tipo de situação não aconteça, envie para a pessoa que vai viajar todos os dados possíveis referentes à viagem, desde o cartão de embarque que é recebido por e-mail após a compra até um comprovante do hotel, com dados como endereço, quarto e horários de check-in.

A medida em que a viagem se aproxima, entre em contato com o colaborador, lembrando-o de todos os detalhes e confirmando se ainda resta alguma dúvida. No dia anterior da viagem, passe, novamente, informações básicas, como o que levar na mala, o horário do transporte e quem buscará a pessoa (com detalhes de local e horário).

Para evitar desavenças, é importante que a sua política de viagens corporativas deixe bem claro de quem será a responsabilidade por novos gastos gerados por atraso: se o colaborador perdeu o voo por motivos particulares, quem vai arcar com as despesas extras?

Defina as práticas de reembolso

Em uma viagem, é comum ter gastos durante o trajeto e também com coisas básicas, como transporte e alimentação. Para não haver divergências, mal entendidos e até mesmo extravagâncias por parte dos colaboradores, é válido especificar, com detalhes, quais são as despesas cobertas pela empresa durante o período da viagem. 

Por exemplo: além da hospedagem, a corporação vai arcar com custos de frigobar e serviço de quarto? Existe um valor máximo designado para cada refeição? Serão reembolsados custos com bebidas alcoólicas durante essas refeições?

Também é importante definir se será preciso que o colaborador apresente os comprovantes e relatórios de despesas, para solicitar o reembolso.

Evite prejuízos para o colaborador

Ainda falando sobre os gastos em viagem e a política de reembolso, é preciso estar atento para não deixar o seu funcionário no prejuízo ou em maus lençóis. Lembre-se de que ele está fora de casa, mudando toda a sua rotina para atender à empresa e merece o mínimo de retorno.

Converse com os gestores responsáveis sobre a possibilidade de já enviar o dinheiro (ou parte dele) para cobrir os gastos do colaborador, sem que ele tenha que tirar do próprio bolso para só depois ser reembolsado. E na hora da prestação de contas, seja flexível, na medida do possível e das regras da empresa.

Outra possibilidade é o uso de um cartão corporativo que, mais uma vez, deve ter as suas regras de consumo conversadas detalhadamente antes da viagem.

Invista no bem-estar 

Como já dissemos, quando o seu funcionário vai viajar pela empresa, ele deixa para trás a sua casa, família e rotina para prestar serviços à corporação. Só esse motivo já é suficiente para que a política de viagens da empresa preze pelo conforto e bem-estar do viajante.

Mas existem outros fatores que valem o investimento: o colaborador é a imagem da empresa e, claro, essa imagem precisa estar o melhor possível. Imagine como vai se apresentar para um encontro com um cliente em potencial um colaborador que fez uma péssima viagem, dormiu mal, fez tudo às pressas, não se alimentou nem teve tempo de se arrumar?

Além da aparência física, o cansaço (que gera irritabilidade e falta de concentração) pode por tudo a perder! Enquanto um colaborador satisfeito e seguro sobre todos os passos da viagem venderá a imagem de sua empresa de uma forma muito mais convincente e verdadeira. Portanto, lembre-se que conforto não é luxo. É investimento em produtividade.

Mantenha os gastos organizados

Apesar de imaginarmos, durante o nosso texto, a viagem de um único colaborador, sabemos que nem sempre é simples assim: muitas vezes, a viagem corporativa é feita por um grande grupo; ou, ainda, há vários funcionários diferentes em trajetos variados, ao mesmo tempo.

Com tantas informações, é normal que você se perca, caso não tenha uma política organizada.

Para facilitar, mantenha todas os dados das viagens anotados a partir de uma ordem que funcione para você (por data, setor ou destino, por exemplo).

Também vale a pena avaliar e investir em parcerias com redes de hotéis de qualidade e serviços de translado de confiança, caso os seus colaboradores viajem sempre para mesmo lugar. Essa é uma atitude muito eficiente se a sua empresa possui uma filial em outra cidade que exige o vai e vem dos funcionários.

Independentemente do seu sistema de organização e da forma que você criará uma política de viagens corporativas, é importante manter sempre a clareza de cada tópico, evitando, assim, desgastes com a sua equipe e o aumento das despesas devido a falta de planejamento. Uma boa viagem é aquela que tem na bagagem as melhores negociações e o crescimento da empresa, sempre trazidos por um colaborador eficiente e satisfeito.

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